Bijna elk bedrijf ter wereld gebruikt Microsoft Excel. Voor het maken van eenvoudige spreadsheets is dit waarschijnlijk de beste software ter wereld. Maar naarmate een bedrijf groeit en spreadsheets ingewikkelder worden, zal Excel zijn beperkingen vertonen. Dit is waar Microsoft Access om de hoek komt kijken.
Wanneer uw bedrijf grote datasets beheert, is het misschien tijd om te overwegen uw gegevens naar Access te migreren. MS Access is een uitstekend softwareprogramma dat uw boekhouding, productbeheer en meer kan stroomlijnen.
Hier zijn 6 manieren waarop Microsoft Access uw zakelijke functies kan ondersteunen:
1. Eenvoudig een aangepaste database ontwikkelen
De belangrijkste functie van Microsoft Access is het maken van aangepaste databases. Door de indrukwekkende functionaliteit werk je met grote datasets en houd je informatie gestructureerd bij. Of u nu met klantgegevens of met uw eigen gegevens werkt, dit kan van groot belang zijn voor zowel beveiliging als tijdbeheer.
Het maken van een aangepaste database kan zeer nuttig zijn voor meerdere bedrijfsprocessen, waaronder voorraadbeheer, projectbeheer en meer. Microsoft Access Development is de meest veelzijdige oplossing voor het maken van een aangepaste database voor uw bedrijf. Het is relatief eenvoudig te begrijpen, bespaart veel tijd en kan leiden tot lagere kosten voor uw bedrijf.
2. Consistentie behouden
Als het gaat om het werken met gegevens, is het belangrijk om consistentie te behouden. Met Microsoft Access kunt u eventuele inconsistenties of fouten als gevolg van menselijke fouten minimaliseren. Dit is te danken aan de mogelijkheid om processen in Access te automatiseren. In plaats van gegevens met de hand vast te leggen, kan Access gegevens uit meerdere verschillende bronnen halen en zelfs discrepanties in de gegevens identificeren. Als uw bedrijf bijvoorbeeld gemiddeld 200 verkopen per dag realiseerde en er plotseling 2000 werden geregistreerd, kunt u erachter komen met een Access-query.
Boekhouding is een van de bedrijfsprocessen waarbij consistentie essentieel is. Het hele jaar door moeten de cijfers achter een bedrijf nauwkeurig en consistent worden geregistreerd. Wanneer deze gegevens worden vastgelegd in Excel (of een ander spreadsheetprogramma, is er een enorm potentieel voor menselijke fouten. Het gebruik van Access kan dit risico op menselijke fouten door automatisering wegnemen. Daarom is het een veiligere keuze voor bedrijven.
Een andere manier om consistentie te behouden, is door vervolgkeuzelijsten te gebruiken voor selectie uit een standaardlijst, zodat gebruikers geen waarden hoeven te typen en de gegevensinvoer sneller gaat.
3. Toegankelijkheid
Toegankelijkheid is een andere reden dat grote bedrijven kiezen voor MS Access. Als een gebruiker een wijziging aanbrengt in een database, is dit direct zichtbaar voor andere gebruikers. Dit maakt het voor medewerkers veel gemakkelijker om aan hetzelfde dossier te werken. Het werkt als een cloudgebaseerde oplossing, waardoor het uitstekend geschikt is voor directe samenwerking.
Microsoft Access is ook relatief eenvoudig te gebruiken. Voor bestaande MS Office-gebruikers is de interface intuïtief. Om complexe databases te bouwen, hebben medewerkers echter enige training nodig. De eenvoud en schaalbaarheid van MS Access zijn beide enorme voordelen - het kan door iedereen worden gebruikt, van ongetraind personeel tot Microsoft Access-consultants.
4. Productdatabase
Microsoft Access is een geweldig platform om een bedrijfsinventaris op te slaan. Wanneer uw bedrijf groeit, moet u complexere spreadsheets maken die productinformatie en verkoopcijfers bevatten. U kunt niet verwachten dat al uw medewerkers lange namen, beschrijvingen of codes onthouden die bij elk item in de database horen. Dit is waar Microsoft Access in het spel komt - het stelt gebruikers in staat om items te zoeken op naam, code of beschrijving, en zelfs de gegevens naar een Excel-spreadsheet te exporteren. Dit is ook handig voor het bewaken van voorraadniveaus.
5. Eenvoudig te migreren databases
Microsoft Access is de meest populaire databasesoftware ter wereld en bestaat al sinds 1992. Dat betekent dat de ontwikkelaars alle tijd hebben gehad om het gebruiksvriendelijk te maken. Dit gebruiksvriendelijke ontwerp gaat verder dan het daadwerkelijk opslaan van gegevens in meer gecompliceerde taken zoals het migreren van gegevens. U kunt eenvoudig datasets migreren vanuit andere databaseprogramma's en Microsoft-gegevenstools zoals SQL Server gebruiken.
6. Kosteneffectief
Naarmate uw bedrijf groeit, moet het meer gegevens opslaan. Het inhuren van een extern bedrijf om uw gegevensopslag te beheren kan duur zijn, dus het is kosteneffectiever om het in-house te houden. Dat betekent dat je dataopslagsoftware nodig hebt. Microsoft Access is niet alleen een van de beste, het is ook een van de meest betaalbare. Ten eerste heeft het een betaalbaar prijskaartje, wat betekent dat bedrijven van elke omvang het kunnen kopen. Daarnaast worden er jaarlijks updates uitgebracht zodat je gratis de nieuwste versie van Access kunt blijven gebruiken.
In vergelijking met Excel heeft Access geen limiet voor het aantal rijen met gegevens per tabel, vergelijk dat met de 1.048.576 rijlimiet in Excel.
Waarschijnlijk betaal je al voor een professionele editie van MS Office, waardoor je niet extra hoeft uit te geven voor Access. Naast de andere voordelen in dit artikel, maakt de betaalbaarheid van MS Access het moeilijk voor alternatieve oplossingen om mee te concurreren.
Microsoft Access-advies nodig?
Bij Access Experts hebben we een brede kennis van zowel Microsoft Access als Microsoft SQL Server. We kunnen met alles helpen, van eenvoudige Access SQL-integratie tot meer gecompliceerde Access-taken.
Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie.