Een Access-database koppelen aan SQL Server in Access 2016

U kunt gegevens opslaan in een SQL Server-database en vervolgens vanuit Access 2016 een koppeling maken naar SQL Server om query's, rapporten uit te voeren en zelfs gegevens in te voegen/bij te werken.

Koppelen naar een SQL Server-database vanuit Access is niet veel anders dan het maken van een gekoppelde tabel naar een back-end Access-database.

SQL Server is een robuuster databasebeheersysteem dan Access. Access heeft echter bepaalde voordelen ten opzichte van SQL Server, zoals het eenvoudig kunnen maken van formulieren en rapporten, zelfs met een enkele klik.

Ook als gebruikers goed zijn getraind in Access maar niet in SQL Server, en er geen plannen zijn om ze opnieuw te trainen in het gebruik van SQL Server, kan het zinvol zijn om Access als frontend en SQL Server als backend te gebruiken.

Hieronder vindt u een stapsgewijze handleiding voor het linken naar SQL Server vanuit Access 2016 (en het maken van een nieuw gegevensbronbestand in het proces).

Start de wizard Importeren/linken

Klik op ODBC-database in de Importeren en koppelen groep uit de Externe gegevens tab op het lint.

U kunt starten vanuit een bestaande Access-database, of u kunt eerst een lege database maken.
Selecteer de optie "Link"

Selecteer Link naar de gegevensbron door een gekoppelde tabel te maken en klik vervolgens op OK .
Selecteer de gegevensbron

Dit scherm vraagt om een gegevensbron. U kunt een nieuwe gegevensbron maken of de details van een bestaande opgeven.

Als u al een gegevensbron voor SQL Server heeft, gaat u verder met stap 12.

Anders moet u hier een gegevensbron maken.

Voor dit voorbeeld zullen we een nieuwe gegevensbron maken.

Om een gegevensbron te maken, klikt u op Nieuw... .
Selecteer een stuurprogramma

Selecteer SQL-server uit de lijst met stuurprogramma's en klik vervolgens op Volgende> .

De volgende stappen kunnen enigszins verschillen, afhankelijk van de software die op uw machine is geïnstalleerd.
Voer de naam van de gegevensbron in

Typ de naam van de gegevensbron waarnaar u de verbinding wilt opslaan (of blader naar een locatie met behulp van de Bladeren... knop) en klik vervolgens op Volgende> .
Maak de gegevensbron die u zojuist hebt geconfigureerd

Bekijk de informatie en klik op Voltooien .
De wizard "Een nieuwe gegevensbron maken naar SQL Server"

We zijn echter nog niet helemaal klaar. We moeten nog wat extra details geven voor onze verbinding met SQL Server.

Geef een beschrijving op voor uw gegevensbron, selecteer de SQL Server waarmee u verbinding wilt maken en klik vervolgens op Volgende> .

Als de database zich op dezelfde server bevindt, kunt u (lokaal) . selecteren .
Kies een verificatiemethode

Selecteer Windows NT-verificatie of SQL Server-verificatie en klik vervolgens op Volgende> .

Cliëntconfiguratie

Klik op Clientconfiguratie als u wilt dat de verbinding een andere netwerkbibliotheek gebruikt dan de standaard netwerkbibliotheek van de client.

Gebruik deze optie ook als het werkelijke netwerkadres van de server moet worden opgegeven voor een succesvolle verbinding. Als u bijvoorbeeld de TCP/IP Net-Library gebruikt, moet u mogelijk het poort- en socketadres van de server opgeven. Als een SQL Server-instantie luistert op een alternatieve named pipe, moet u de pipe-naam specificeren in het geavanceerde item.
Stel de standaarddatabase in

Wijzig de standaarddatabase in de daadwerkelijke database die de tabellen/weergaven bevat waarnaar u wilt linken.

Wijzig indien nodig andere instellingen.

Klik op Volgende> .

Wanneer ANSI identifiers tussen aanhalingstekens is geselecteerd, handhaaft SQL Server ANSI-regels met betrekking tot aanhalingstekens. Dubbele aanhalingstekens kunnen alleen worden gebruikt voor identifiers, zoals kolom- en tabelnamen. Tekenreeksen moeten tussen enkele aanhalingstekens staan.

ANSI-nulls, opvullingen en waarschuwingen selecteren specificeert dat de ANSI_NULLS , ANSI_WARNINGS , en ANSI_PADDINGS opties worden ingeschakeld wanneer het SQL Server-stuurprogramma verbinding maakt.

ANSI_NULLS vereist dat IS NULL of IS NOT NULL wordt gebruikt voor alle NULL-vergelijkingen. De Transact-SQL-syntaxis = NULL wordt niet ondersteund.

ANSI_WARNINGS specificeert dat SQL Server waarschuwingsberichten afgeeft voor voorwaarden die de ANSI-regels schenden, maar niet de regels van Transact-SQL.

ANSI_PADDING specificeert dat volgspaties op varchar-waarden en volgnullen op varbinary-waarden niet automatisch worden bijgesneden.
Geef eventuele extra opties op

Pas de instellingen naar wens aan en klik vervolgens op Voltooien .
Bekijk de ODBC-gegevensbroninstellingen

Bekijk de samenvatting en klik vervolgens op OK .

U kunt (optioneel) klikken op Gegevensbron testen... eerst om te kijken of het gaat werken.
Gegevensbron selecteren

We zijn nu terug bij het oorspronkelijke dialoogvenster dat ons vraagt een gegevensbron te selecteren.

We hebben nu een DSN-bestand zodat we verder kunnen gaan en verbinding kunnen maken met SQL Server.

Zorg ervoor dat de map van het DSN-bestand is geselecteerd naast Zoeken in en het DSN-bestand wordt ingevoerd naast DSN-naam en klik vervolgens op OK .
Selecteer welke tabellen/weergaven u wilt toevoegen aan Access

De wizard geeft de tabellen en weergaven van SQL Server weer, zodat u de gewenste kunt selecteren.

Selecteer alle tabellen en/of weergaven die u wilt kunnen gebruiken vanuit Access en klik vervolgens op OK .

Gekoppelde weergaven worden weergegeven als gekoppelde tabellen in Access. Ze verschijnen onder de Tabellen knooppunt net als alle andere tabellen.

U kunt ze ook openen in de ontwerpweergave en hun velden, gegevenstypen, eigenschappen, enz. bekijken.
Selecteer unieke identificatie

U ziet dit dialoogvenster alleen als Access niet heeft kunnen bepalen welke velden de unieke id voor de tabel of weergave zijn.

Selecteer de velden die elk record uniek identificeren en klik vervolgens op OK .

Met deze stap worden de geselecteerde velden ingesteld als primaire sleutels in Access. U kunt dit controleren door de tabel later in de ontwerpweergave te bekijken.
De gekoppelde tabellen

De gekoppelde tabellen verschijnen nu in het linker navigatiedeelvenster.

U kunt een gekoppelde tabel altijd herkennen aan het kleine pijlpictogram aan de linkerkant. Ook gebruiken de SQL Server-tabellen een wereldbolpictogram, dat verschilt van het tabelpictogram dat wordt gebruikt voor een gekoppelde Access-tabel.

De dbo_ prefix staat voor de schemanaam uit de SQL Server-database. In SQL Server zou dit worden weergegeven door dbo. (bijvoorbeeld dbo.Artiesten .

Niet alle tabellen behoren noodzakelijkerwijs tot de dbo schema, dus uw tabellen kunnen een ander voorvoegsel bevatten, afhankelijk van het schema waartoe elke tabel in SQL Server behoort

U kunt nu de gekoppelde tabellen openen in de gegevensbladweergave en de gegevens naar wens bijwerken. Alle gegevensupdates die u in Access uitvoert, worden bijgewerkt in de SQL Server-database. Evenzo worden alle updates die vanuit SQL Server worden gedaan, ook weergegeven in uw gekoppelde tabellen in Access.

U kunt de gekoppelde tabellen ook openen in de ontwerpweergave, maar u kunt het ontwerp niet wijzigen. Alle ontwerpwijzigingen moeten worden aangebracht in de brondatabase.