Voortzetting van onze reeks Tips - Trucs &Richtlijnen met Microsoft Access delen we enkele aanvullende items. De lopende artikelen blijven zich richten op tabellen binnen een Access-database.
Het bekijken van gegevens in een Access-database kan op vele manieren. Databaseformulieren worden over het algemeen gebruikt om gegevens te bekijken en te bewerken. Access heeft echter verschillende opties binnen een Access-tabel voor degenen die gewend zijn om gegevens in Excel te bekijken met een vergelijkbaar gevoel en uiterlijk.
Veel van deze opties zijn te vinden onder één menu wanneer u een bepaalde Access-tabel hebt geopend. We zullen er een paar uitlichten in het artikel van deze maand. Zie onderstaande figuur.
Een optie onder de vervolgkeuzelijst "Meer" is de optie om kolommen te bevriezen. De gebruiker mag een of meer kolommen vastzetten of vergrendelen. Dit is handig wanneer de tafel open is, zodat u niet vergeet of uit het oog verliest naar welk record u kijkt. In de bovenstaande afbeelding wilt u misschien altijd de bedrijfsnaam, voor- en achternaam bekijken. Om dit te doen, klikt en sleept u gewoon vanaf de kolomkoppen> klik op de optie "Meer" zoals aangegeven> selecteer Velden bevriezen. Eenmaal voltooid, kan de gebruiker van links naar rechts navigeren en alle bedrijfsinformatie zien terwijl de contactgegevens worden vergrendeld.
Een tweede optie die het bekijken vergemakkelijkt, is de mogelijkheid om de volledige veldnaam te zien door de kolomkoppen te verbreden. De gebruiker mag een kolom markeren en vervolgens de optie Veldbreedte selecteren. Er verschijnt dan een dialoogvenster. Zie onderstaande afbeelding.
De beste optie op dit moment is om "Best Fit" te selecteren. Hiermee wordt de kolombreedte aangepast aan het breedste item in de kolom die u selecteert.
Tip – In plaats van het bovenstaande handmatig te doen, kan de gebruiker ook> Klikken en slepen om alle kolommen te markeren> dubbelklikken tussen een van de kolommen.
Dit zal dan alle kolommen in de tabel aanpassen aan de "Best Fit" optie.
Een andere optie bij het bekijken van de tabelgegevens is om ook de bijbehorende gekoppelde tabellen te bekijken waarbij een tabelrelatie is ingesteld tussen een of meer tabellen. Deze relatie wordt uitgevoerd met behulp van de optie Relatie onder het hoofdmenu van Databasehulpmiddelen. Dit moet worden gedaan voordat tabelrelaties binnen de eigenlijke tabel worden bekeken. Zie onderstaande afbeelding.
In het bovenstaande voorbeeld kan de eindgebruiker de actuele bestelgeschiedenis van een bepaalde klant zien. Er kunnen ook extra tabellen zijn. Zolang het "+"-teken in de gegevensbladmodus verschijnt, blijft het geval van meer gerelateerde tabellen waar.
Zie onderstaande afbeelding voor voorbeeld met meerdere tabellen:
Nadat u een lay-out heeft gemaakt verandert in een tabel en u sluit de tabel, er verschijnt een dialoogvenster zoals aangegeven in de onderstaande afbeelding:
Houd er rekening mee dat telkens wanneer een record wordt bijgewerkt in een database en de tabel of het formulier of de focus van het record zich voordoet, deze gegevens in dat record worden opgeslagen. Het bovenstaande bericht vraagt om de lay-out . op te slaan van uw tafel. Als u wijzigingen in de kolom of het uiterlijk heeft aangebracht, moeten deze worden opgeslagen wanneer u de tabel sluit.
Dit zijn slechts enkele tijdbesparende tips bij het gebruik van Access-tabellen. Als u niet weet hoe u aan de slag moet met Microsoft Access, neem dan vandaag nog contact op met Arkware voor alle databasebehoeften.