Veel bedrijven gebruiken Microsoft Excel om hun gegevens te beheren, maar ze weten niet wat ze missen door niet te upgraden naar een database! Spreadsheets lijken misschien op databases, maar een spreadsheet is lang niet zo krachtig als een spreadsheet. Bovendien is het vaak vervelend en omslachtig om informatie in en uit een spreadsheet te krijgen. Er is veel handmatige gegevensinvoer vereist en dit verhoogt het risico op fouten.
Als u op zoek bent naar een upgrade van Microsoft Excel naar Microsoft Access, maakt u een uitstekende keuze waarmee u uw bedrijf veiliger en efficiënter kunt maken. Hieronder delen we enkele tips om het meeste rendement uit uw Access-database te halen.
MS Access is gebruiksvriendelijk. Je kunt het gebruiken zonder dat je een programmeertaal hoeft te leren.
Microsoft Access is beschikbaar bij uw Office-abonnement en u hoeft geen programmeertaal te leren om het te gebruiken. Access wordt beschouwd als een niet-technische databasetoepassing die gebruiksvriendelijk is voor de gemiddelde persoon. Je kunt het zelfs gebruiken om apps te maken zonder dat je een achtergrond in codering nodig hebt.
We raden aan om in Access te duiken en de functies uit te proberen om u vertrouwd te maken met de verschillen tussen een database en een spreadsheet. Maar besteed geen tijd aan het leren van een nieuwe programmeertaal. Dit is niet nodig om de basisfuncties van Microsoft Access te gebruiken.
Gebruik alleen het aantal tabellen dat uw toepassing nodig heeft.
Er is geen "juist" aantal tabellen dat u nodig heeft in uw toepassing. Gebruik de juiste hoeveelheid - niet meer en niet minder. Beginnende databasegebruikers hebben de neiging om te weinig tabellen te gebruiken en proberen uiteindelijk te veel informatie op één plek te proppen. Aan de andere kant creëren sommige gebruikers tientallen databases, terwijl ze er eigenlijk maar een paar nodig hebben.
Vermijd herhalende en overbodige gegevens.
Een ander ding dat u wilt vermijden, is het herhalen van gegevens in een enkele tabel. Relationeel databaseontwerp verwerkt herhalende gegevens door deze in een aparte tabel op te splitsen. Dus als u merkt dat u veldnamen nummert zoals Item 1, Item 2, Item 3 , enz., maakt u een aparte tabel om de gegevens op te slaan.
Hetzelfde is het geval met redundante gegevens - vermijd het! Redundante gegevens hoeven niet in uw database te staan en kunnen uw gegevens zelfs beschadigen. Als u bijvoorbeeld de naam van een klant in twee tabellen hebt opgeslagen en slechts één van de tabellen bijwerkt, zijn de gegevens niet langer betrouwbaar.
Gebruik een naamgevingsconventie om verwarring te voorkomen.
Wanneer u een naamgevingsconventie voor uw databaseobjecten kiest, moet u zich eraan houden om verwarring te voorkomen. Op deze manier worden alle databasetabellen, kolommen, beperkingen en andere objecten op een consistente en betrouwbare manier benoemd. Het goede nieuws is dat je elke naamgevingsconventie kunt kiezen die je wilt (binnen redelijke grenzen) - de sleutel is om consistent te zijn.
Gebruik nulls alleen als dat nodig is.
Nulls worden vaak te veel gebruikt. Het echte doel van het gebruik van null is wanneer een informatieveld echt onbekend is. Dit is iets anders dan een veld dat leeg moet blijven. Als u bijvoorbeeld de regels Adres 1 en Adres 2 op een tabel invult, wordt de regel Adres 2 meestal leeg gelaten. Maar "leeg" is een bekende waarde, dus u hoeft geen null in te voeren.
Raadpleeg een Microsoft Access-consultingexpert.
Zorg er ten slotte voor dat u een Microsoft-technologie-expert hebt om mee te overleggen. Naarmate uw bedrijf groeit en verandert, kunnen uw databasebehoeften dat ook worden. Het is belangrijk dat uw database altijd voor u werkt en u veilige, consistente gegevens biedt. Door samen te werken met een team van database-experts, kunt u het meeste uit uw database halen.
Arkware biedt Microsoft Access-ondersteuning en vervangende services voor bedrijven van elke omvang. Plan uw gratis consult om uw databasebehoeften te bespreken.