Microsoft Access is een softwareprogramma waarmee u databases kunt bouwen en beheren. Het is relatief eenvoudig te gebruiken en heeft een vergelijkbare look en feel als andere Microsoft-producten. Dit maakt het een geschikte keuze voor beginners of mensen die niet veel computerervaring hebben. Er zijn veel dingen waarvoor u Access kunt gebruiken, en een daarvan is het beheren van uw medewerkers. U kunt een van de beschikbare sjablonen gebruiken of uw eigen sjablonen maken.
Wat is een HR-database?
Een HR-database wordt door professionals gebruikt om informatie over hun werknemers op te slaan, zoals trainingsdetails of standaard werkuren. Het is belangrijk dat werknemersdatabases veilig zijn omdat ze gevoelige informatie bevatten. Met zoveel juridische overwegingen om over na te denken, is het het beste om alleen de informatie te verzamelen die u nodig heeft over uw werknemers.
Hier zijn enkele voorbeelden van informatie die u in een HR-database kunt opnemen:
- Vakanties en ziekteverzuim
- Schema's of standaard werkuren
- Timesheets en onkosten
- Persoonlijke gegevens (d.w.z. geboortedatum, functietitel)
- Salarisinformatie
- Kwalificaties behaald
- Trainingsdetails
Overwegingen voor werknemersdatabases
Als werkgever heeft u de verantwoordelijkheid om de informatie van uw werknemers veilig en beveiligd te houden. Als u zich niet aan de juiste richtlijnen houdt, kan waardevolle informatie worden blootgesteld aan onbevoegde partijen. U kunt boetes krijgen en u zult zeker het vertrouwen in uw werknemers en klanten verliezen.
Hieronder staan de overwegingen die u moet maken bij het bouwen en onderhouden van een werknemersdatabase:
- Ethisch bewaren van gegevens. De informatie van uw werknemers moet veilig worden bewaard en alleen worden gedeeld met relevante personen. Zorg ervoor dat u zich houdt aan wetten zoals de Data Protection Act 1998 en Freedom of Information Act. Werknemers moeten ook weten hoe hun gegevens worden gebruikt.
- Beveiliging. Hoe veilig is uw HR-database? Als uw gegevens in de cloud zijn opgeslagen, wilt u weten welke beveiligingsmaatregelen er zijn getroffen. We raden ook aan om uw database te versleutelen, alle software up-to-date te houden en beheerders te beperken.
- Gebruiksgemak. De belangrijkste kenmerken van een HR-database zijn het beheren van werknemersrecords, het bijhouden van vakanties, het registreren van afwezigheden, enzovoort. Zolang uw database goed is gebouwd, moet deze gemakkelijk te gebruiken zijn. Als dit niet het geval is, neem dan contact op met Arkware voor meer informatie over het bouwen van een intuïtieve en eenvoudige werknemersdatabase.
- Migratie. Het is mogelijk dat u op een dag moet migreren naar een nieuw databasesysteem. U kunt Microsoft Access migreren naar MySQL, SQLServer, Azure, Oracle en andere. Dit is belangrijk omdat je niet alles met de hand wilt invoeren.
- Opslaggrootte. Weet ten slotte hoeveel opslagcapaciteit er waarschijnlijk nodig is. Door vooruit te denken, kunt u ervoor zorgen dat uw database niet zonder serverruimte komt te zitten. De meeste databaseprogramma's hebben een grote capaciteit, maar het is nog steeds de moeite waard om in te checken.
Het bouwen en onderhouden van een HR-database is een belangrijk onderdeel van het runnen van een bedrijf. Neem vandaag nog contact op met de database-experts van Arkware voor meer informatie over het laten bouwen van een aangepaste database voor uw bedrijf of organisatie.