Stel u heeft een Access Database met de namen en adressen van uw klanten. Het kan zijn dat u af en toe een standaardbrief wilt of moet sturen naar elke klant die zich heeft aangemeld voor dergelijke mailings. U weet echter dat deze brieven er zoveel beter uit zullen zien en zoveel effectiever zullen werken als ze zijn gepersonaliseerd voor elke specifieke ontvanger. Een eenvoudig voorbeeld hiervan is om de naam en het adres van de klant bovenaan de brief af te drukken en de titel en achternaam van de klant in de begroetingsregel op te nemen. We kunnen natuurlijk veel verder gaan dan dit en informatie opnemen over het klantenaccount en zelfs hun eerdere bestellingen (indien van toepassing).
Er zijn twee manieren om dit te doen. We kunnen een toegangsrapport maken dat prima en goed is. De gegevens worden immers opgeslagen in Access, dus waarom zou u de brief niet maken door middel van zo'n rapport? Het is zeker mogelijk om dit te doen. Het kan echter een voordeel zijn om uw klantgegevens die zijn opgeslagen in een Access-tabel of query samen te voegen in een MS Word-tekstverwerkingsdocument. Het is aantoonbaar veel gemakkelijker om te gaan zitten en een goed gepresenteerde standaardbrief samen te stellen met MS Word (dan hetzelfde document in een Access-rapport te maken). Je zou kunnen zeggen dat Word een beter hulpmiddel is voor deze specifieke taak.
Mail Merge Het proces waarbij gegevens uit een tabel worden geïntegreerd in een tekstverwerkingsdocument staat bekend als een mail merge . In de volgende oefening wordt uitgelegd hoe u informatie uit de Access-tabel in Afbeelding 1 hieronder kunt gebruiken.

Figuur 1: Het schema van de Access-tabel die we zullen gebruiken.

Verbinding maken met toegangsgegevens Deze eerste stap in het proces omvat het verbinden van MS Word met de database waarin de klantgegevens zijn opgeslagen. We gaan hier aan een blanco document werken, maar normaal zou je beginnen met het opstellen van je standaardbrief. Het doel van deze oefening is om te laten zien hoe een Word-document toegang krijgt tot gegevens in een MS Access-tabel of -query (in plaats van hoe u een goed gepresenteerd Word-document op zich samenstelt).

1. Open MS Word.
2. Klik op het pictogram ONTVANGERS SELECTEREN. Deze bevindt zich in de groep START MAIL MERGE van het lint MAILINGS. Als u op het pictogram klikt, wordt een vervolgkeuzemenu weergegeven.
3. Selecteer BESTAANDE LIJST GEBRUIKEN in het vervolgkeuzemenu.
4. Blader naar de locatie van uw Access Database (in het geopende venster) en dubbelklik op de bestandsnaam. Dit opent het dialoogvenster SELECT TABLE waarin u alle tabellen en query's uit uw database ziet.

   Figuur 2:De SELECT TABLE dialoogvenster.

5. Dubbelklik op de naam van de tabel of query die de namen en adressen van de klant bevat. Wij zijn geïnteresseerd in de tblCustomer. Het dialoogvenster wordt dan gesloten. U bent nu klaar om te selecteren welke velden u in uw document wilt gebruiken.

Toegang tot tabel- of queryvelden We hebben nu verbinding gemaakt met de Access Database en de tabel waarin de klantgegevens zijn opgeslagen. De volgende stap in het proces is het invoegen van velden uit die tabel in het eigenlijke Word-document zelf. We gaan velden gebruiken om het adres van de klant bovenaan de brief in te voeren en om een ​​begroetingsregel te maken. Als we wilden, konden we ook verder gaan en gegevens uit de tabel met de hoofdtekst van de brief invoegen.

1. Klik op de locatie in het document waar het veld moet worden ingevoegd.
2. Klik op de onderste helft van het pictogram van de INSERT MERGE FIELD-splitsingsknop. Deze bevindt zich in de groep SCHRIJF EN INSERT FIELDS van het lint MAILINGS. Er verschijnt een vervolgkeuzelijst met velden (zie figuur 3 hieronder).

   Figuur 3: Voeg Afdruk samenvoegvelden in .

3. Selecteer de klanten titel veld uit de lijst. Een titel veld plaatshouder verschijnt nu op het document.
4. Herhaal stap 2 en selecteer dit keer het veld achternaam. Zorg ervoor dat u een spatie laat tussen de twee plaatshouders.
5. Ga naar een nieuwe regel en herhaal stap 2 opnieuw, maar selecteer nu het eerste adresveld. Herhaal deze stap voor elk van de adresvelden, elk veld op een aparte regel.
6. Ga twee regels naar beneden onder de adresvelden om de begroetingsregel in te voeren. Typ een begroeting zoals "Geachte", laat een spatie achter en voeg een titel in veld, gevolgd door nog een spatie, en dan de achternaam veld

Uw document zou er nu als volgt uit moeten zien:

Figuur 4: Het Afdruk samenvoegveld Tijdelijke aanduidingen.

Toegangsgegevens samenvoegen Nadat u de samenvoegvelden aan uw document hebt toegevoegd, bent u bijna klaar om de samenvoegbewerking uit te voeren. Voordat we dit doen, is het echter een goed idee om een ​​voorbeeld te bekijken van hoe de documenten eruit zullen zien nadat de gegevens zijn samengevoegd. Doe dit door op het pictogram VOORBEELD RESULTATEN op het MAILINGLINT te klikken. Elk record uit de database wordt vervolgens samengevoegd tot een apart document. U kunt door elk van deze "documentrecords" bladeren met behulp van de navigatieknoppen in de groep PREVIEW RESULTS. Dit is hoe ons document eruitziet als het wordt bekeken:

Afbeelding 5 (hierboven): Voorbeeld voor het eerste record van samengevoegde gegevens.

Figuur 6: AFWERKEN EN SAMENVOEGEN.

We kunnen nu de samenvoegbewerking uitvoeren. Doe dit door op de knop VOLTOOIEN EN SAMENVOEGEN te klikken (zie figuur 6 hierboven). U krijgt dan de mogelijkheid om DOCUMENTEN AF TE DRUKKEN of INDIVIDUELE DOCUMENTEN TE BEWERKEN. Als u dit laatste doet, wordt een nieuw exemplaar van Word geopend dat de samengevoegde documenten bevat. U bent dan vrij om eventuele aanpassingen aan te brengen die u nodig acht en deze uit te printen wanneer u klaar bent.