Combineer Access 2016 met Word om enveloppen te adresseren aan een lijst met mensen.
Met een samenvoegbewerking kunt u enveloppen adresseren aan alle personen in een tabel of zoekopdracht.
In het volgende voorbeeld lopen we door het proces van het instellen van enveloppen met namen en adressen, zodat ze klaar zijn om af te drukken en te verzenden.
-
Start de wizard Afdruk samenvoegen
Selecteer de tabel of zoekopdracht die de lijst met namen en adressen bevat.
Klik op Woord samenvoegen in de Importeren en koppelen groep uit de Externe gegevens tab op het lint.
-
Selecteer de documentoptie
Selecteer of u de gegevens aan een bestaand document wilt koppelen of een nieuw document wilt maken.
Voor dit voorbeeld maken we een geheel nieuw document.
Klik op Een nieuw document maken en koppel de gegevens eraan .
-
Overschakelen naar Microsoft Word
Op dit moment zou Microsoft Word geopend moeten zijn en knipperen in de taakbalk.
Klik op de Microsoft Word-knop in de taakbalk om Word te openen.
-
Selecteer het documenttype
Selecteer het documenttype waaraan u wilt werken.
Voor dit voorbeeld doen we een samenvoegbewerking zodat we namen en adressen op enveloppen kunnen zetten.
Dus selecteer Enveloppen van de Mail Merge-wizard aan de rechterkant van het scherm.
Klik op Volgende:startdocument
-
Selecteer het envelopformaat en andere opties
Selecteer Documentlay-out wijzigen klik vervolgens op Envelopopties... om de Envelopopties . te starten dialoogvenster.
Klik op OK als je klaar bent.
-
Bekijken en doorgaan
De Gebruik het huidige document is nu geselecteerd.
De envelop wordt nu weergegeven in relatieve verhoudingen tot het formaat dat u hebt geselecteerd.
Controleer of het er goed uitziet en klik op Volgende:ontvangers selecteren om door te gaan.
-
Selecteer ontvangers
Hier kun je de ontvangers selecteren. Word herkent echter dat we al een tabel uit Access gebruiken, dus Gebruik een bestaande lijst is nu geselecteerd, met de onderstaande details.
Controleer of het er goed uitziet en klik op Volgende:Schik je envelop om door te gaan.
-
Schik de envelop
Klik op de envelop waar het adresblok moet komen.
Klik vervolgens op Adresblok... van de wizard Afdruk samenvoegen.
-
Adresblok invoegen
Gebruik dit dialoogvenster om te bepalen hoe de velden op de envelop worden weergegeven.
Afhankelijk van hoe uw database is ontworpen, kunt u mogelijk Naam ontvanger invoegen in dit formaat selecteren en Postadres invullen .
Als het envelopvoorbeeld echter blanco is (zoals in dit voorbeeld), moet u de velden overeenkomen.
Om de velden overeen te laten komen, klikt u op Velden afstemmen... .
-
Overeenkomstvelden
Gebruik dit dialoogvenster om de velden die op de envelop verschijnen te matchen met de velden uit uw database.
Gebruik de vervolgkeuzelijst om een veld uit uw database te selecteren dat overeenkomt met het veld aan de linkerkant.
In dit voorbeeld is er maar één verplicht veld ( Bedrijf ). We kunnen Klantnaam . gebruiken uit onze database voor dit veld (onze database heeft slechts één veld voor de klantnaam). Hadden we Naam ontvanger invoegen . geselecteerd en Postadres invullen in het vorige dialoogvenster zouden er veel meer verplichte velden zijn — waarvan sommige geen overeenkomende velden in onze database hebben. Door die optie bij de vorige stap uit te schakelen, is de wizard daarom minder beperkend en kunnen we doorgaan met het matchen van enkele van de optionele velden.
Als u zich in een vergelijkbare situatie bevindt en u van plan bent in de toekomst meer mail merges uit te voeren, kunt u het volgende controleren:Onthoud deze overeenkomst voor deze set gegevensbronnen op deze computer om te voorkomen dat u de velden elke keer handmatig moet matchen.
Klik op OK zodra je de velden hebt gevonden die je nodig hebt.
-
Bekijk en sluit het dialoogvenster
Nu toont het envelopvoorbeeld een adres uit onze lijst.
Controleer of het in het juiste formaat wordt weergegeven. Gebruik de kleine pijltjes om door de lijst te bladeren als dat nodig is.
U zult ook merken dat Postadres invoegen is nu geselecteerd.
Klik op OK om door te gaan.
-
Bekijken en doorgaan
Het dialoogvenster is gesloten en we zijn nu terug bij de Rangschik je envelop stap.
U zult merken dat «AddressBlock» wordt nu weergegeven op de envelop waar het adres zal verschijnen.
Klik op Volgende:bekijk een voorbeeld van uw enveloppen om door te gaan.
-
Voorvertoning van uw enveloppen
De voorbeeldenvelop toont nu de werkelijke namen en adressen uit onze database, precies zoals ze zullen verschijnen wanneer ze worden verzonden.
U kunt de kleine pijltjestoetsen gebruiken om door de lijst te navigeren om te zien hoe andere records eruitzien.
Als alles er goed uitziet, klikt u op Volgende:Voltooi de samenvoeging .
-
Voltooi de samenvoeging
Mail Merge is klaar om uw enveloppen te produceren.
Klik op Afdrukken... om de enveloppen af te drukken.