U kunt een tabel gebruiken om een subformulier te maken — een formulier binnen een formulier. Het subformulier bevat gegevens die relevant zijn voor de gegevens in het hoofdformulier.
Een subformulier is een vorm die in een andere vorm is genest. Het bevat meestal gegevens die zijn gekoppeld aan het record dat momenteel is geopend in het hoofdformulier.
U kunt bijvoorbeeld een formulier hebben dat een bestelling weergeeft en een subformulier dat elk item in de bestelling weergeeft.
Of u kunt een formulier hebben dat een land weergeeft, met een subformulier dat elke stad in dat land weergeeft.
Hieronder vindt u een stapsgewijze handleiding voor het maken van een formulier en subformulier van een tabel.
-
Maak een nieuw formulier
Selecteer in het linker navigatiedeelvenster de tabel waarop u uw formulier/subformulier wilt baseren en selecteer Formulier van het lint (op de Maken tabblad).
Om dit te laten werken, moet de geselecteerde tabel het 'één'-gedeelte zijn van een een-op-veel-relatie.
Zie hieronder voor meer informatie.
-
Het formulier en subformulier
Het formulier en zijn subformulier worden onmiddellijk gemaakt en weergegeven in de lay-outweergave.
Het subformulier verschijnt in de gegevensbladweergave onder de andere velden van het hoofdformulier.
Een nadere blik op het subformulier
Laten we eens kijken hoe het subformulier wordt weergegeven in de verschillende weergaven en hoe het zijn gegevens krijgt.
-
Formulierweergave
Schakel over naar formulierweergave (door op het pictogram Formulierweergave rechtsonder in Access te klikken).
Navigeer door het hoofdformulier door op Volgende record . te klikken icoon onderaan het formulier.
Terwijl u door de records navigeert, wordt de inhoud van het subformulier bijgewerkt naar alleen die records die zijn gekoppeld aan het bovenliggende formulier.
-
Ontwerpweergave
Schakel over naar ontwerpweergave (door op het pictogram Ontwerpweergave rechtsonder in Access te klikken).
Het subformulier wordt weergegeven als een vak, met de gegevensbron weergegeven. In dit voorbeeld is de gegevensbron Table.Albums (d.w.z. de Albums tafel).
U kunt Design View gebruiken om het subformulier aan te passen. U kunt bijvoorbeeld het eigenschappenblad openen (door te klikken op Eigenschappenblad in de Ontwerp tabblad van het lint) en pas de verschillende eigenschappen naar wens aan.
-
De bron van het subformulier
Klikken op de Gegevens tabblad van het eigenschappenblad zal de bron van het subformulier onthullen, evenals het veld dat het subformulier aan het bovenliggende formulier koppelt.
Het Bronobject eigenschap bepaalt welk object wordt weergegeven in het besturingselement.
De Onderliggende velden koppelen eigenschap specificeert welk veld of welke velden in het subformulier het subformulier koppelen aan het bovenliggende formulier.
De Hoofdvelden koppelen eigenschap specificeert welk veld of welke velden op het bovenliggende formulier het bovenliggende formulier aan het subformulier koppelen.
Hoe het werkt
Het maken van een dergelijk subformulier werkt alleen als die tabel onderdeel is van een relatie. Access ziet dat er een relatie is, dus het is handig om het subformulier automatisch te maken.
Meer specifiek moet de tabel het "één"-deel zijn van een een-op-veel-relatie.
Als u een formulier maakt van de "veel"-tabel, krijgt u geen subformulier. Het formulier is een eenvoudig formulier op basis van de geselecteerde tabel.
Als u een formulier maakt van een tabel die geen deel uitmaakt van een relatie, is er geen subformulier nodig (omdat er geen gerelateerde gegevens in een andere tabel zijn).
Een subformulier wordt soms een één-op-veel-formulier genoemd, omdat het het "veel"-gedeelte van een één-op-veel-relatie weergeeft (waarbij het bovenliggende formulier het "één"-gedeelte weergeeft).
Subformulieren worden ook vaak subdatasheets genoemd.
Een formulier/subformulier-combinatie wordt soms een hiërarchisch formulier, een hoofd-/detailformulier of een bovenliggend/onderliggend formulier genoemd.
Subformulieren vs... Subformulieren
Als u een subformulier maakt met behulp van de SubForm Wizard, krijgt u waarschijnlijk twee formulieren; het hoofdformulier en het subformulier. Beide formulieren worden opgeslagen onder de Formulieren knooppunt in het navigatiedeelvenster.
Wanneer u een subformulier van een tabel maakt (zoals in het bovenstaande voorbeeld), krijgt u het extra formulier niet. Dit komt omdat het subformulier/subrapport-besturingselement gegevens rechtstreeks uit de tabel weergeeft.
Dus technisch gezien zou kunnen worden beargumenteerd of dit eigenlijk een subformulier is, of alleen een subdatasheet. Hoe dan ook, het geeft hetzelfde resultaat weer voor de gebruiker.
Als u niet alle velden uit de tabel wilt weergeven, kunt u een query als bronobject gebruiken of een subformulier maken met behulp van de SubForm Wizard.
Heeft u geen subformulier nodig?
Zoals gezegd probeert Access behulpzaam te zijn wanneer het het subformulier automatisch voor u aanmaakt.
Als u het subformulier echter niet nodig heeft, kunt u het eenvoudig verwijderen. Schakel gewoon over naar de lay-outweergave of ontwerpweergave, klik met de rechtermuisknop op het subformulier en selecteer vervolgens Verwijderen vanuit het contextmenu.
Een subformulier toevoegen aan een bestaand formulier
Als u al een formulier heeft waaraan u een subformulier wilt toevoegen, kunt u doorgaan en een subformulier aan het bestaande formulier toevoegen door een subformulierbesturingselement toe te voegen.