U kunt een subformulier aan een formulier toevoegen om gerelateerde gegevens uit een een-op-veel-relatie op te geven. Hierdoor kunt u veel gerelateerde records binnen een record presenteren.
Een subformulier is een vorm die in een andere vorm is genest. Het bevat meestal gegevens die relevant zijn voor het record dat momenteel in het hoofdformulier is geopend.
U kunt bijvoorbeeld een formulier hebben dat een bestelling weergeeft en een subformulier dat elk item in de bestelling weergeeft.
Of je zou een formulier kunnen hebben dat een band weergeeft, met een subformulier dat elk album weergeeft dat die band heeft uitgebracht.
Hier is nog een voorbeeld. We voegen een subformulier toe aan een formulier dat informatie over landen bevat. Het subformulier toont de steden binnen elk land.
-
Open het formulier
Klik in het linkernavigatievenster met de rechtermuisknop op het formulier en selecteer Ontwerpweergave vanuit het contextmenu.
-
Breid de bedieningswerkbalk uit
Zoek de bedieningselementen groep op de Ontwerp tabblad in het lint.
Klik op de kleine pijl-omlaag om de lijst met beschikbare formulierbesturingselementen uit te vouwen.
-
Selecteer de subformulieroptie
Klik op het Subformulier/subrapport pictogram om het te selecteren.
Klik vervolgens in het formulier op de locatie waar u het subformulier wilt weergeven.
Dit start de SubForm Wizard.
Je kunt over elk pictogram bewegen om te zien welk besturingselement het vertegenwoordigt.
-
Selecteer de gegevensbron die u wilt gebruiken voor het subformulier
U heeft de mogelijkheid om uw subformulier te baseren op een tabel of query, of op een bestaand formulier.
In dit voorbeeld selecteren we Bestaande tabellen en query's gebruiken .
Nadat u de optie heeft geselecteerd, klikt u op Volgende> .
-
Selecteer de velden
Als u Bestaande tabellen en query's gebruiken . heeft geselecteerd , wordt u nu gevraagd de velden te selecteren die u in het subformulier wilt gebruiken.
Selecteer de tabel of zoekopdracht in de vervolgkeuzelijst.
Selecteer in het linkerdeelvenster elk veld dat u nodig hebt op het subformulier en klik vervolgens op het kleine > om het naar het rechterdeelvenster te verplaatsen.
U kunt velden uit meer dan één tabel of query selecteren. Selecteer gewoon een andere tabel/query uit de vervolgkeuzelijst als je klaar bent met de eerste.
Als u klaar bent, klikt u op Volgende> .
U kunt ook dubbelklikken op een veld om het naar het andere deelvenster te verplaatsen.
U kunt ook de >> knop om alle velden te verplaatsen.
-
Kies het koppelingsveld
Er moet een veld zijn dat het hoofdformulier en het subformulier koppelt. Dit is meestal een ID-veld of iets dergelijks.
Als u eerder een relatie voor de tabellen heeft ingesteld, raadt Access welk veld moet worden gebruikt op basis van de primaire sleutel en externe sleutel van de relatie.
In dit deel van de wizard biedt Access u de mogelijkheid om uw eigen veld te kiezen of een ander veld uit de beschikbare lijst.
Voor dit voorbeeld laten we het bij het veld dat Access heeft geraden.
Nadat u een veld heeft geselecteerd, klikt u op Volgende> .
Technisch gezien is er geen nodig een koppelingsveld zijn. U kunt Geen . selecteren .
U zult echter waarschijnlijk eindigen met een subformulier dat gegevens weergeeft die niets te maken hebben met het huidige record. Alle records tonen hetzelfde subformulier met dezelfde gegevens.
-
Benoem het subformulier
Voer een naam in voor het subformulier.
Klik op Voltooien .
-
Het subformulier in ontwerpweergave
Het subformulier is nu toegevoegd aan het formulier, op de locatie waar je bij stap 3 op hebt geklikt.
In de ontwerpweergave verschijnt het als een groot ingesloten formulier.
-
Aanpassen indien nodig
Mogelijk moet u enkele kleine aanpassingen aan de opmaak maken. U moet bijvoorbeeld de positie van het label, de kleuren, het lettertype, enz. aanpassen.
Schakel over naar de lay-outweergave en terug naar de ontwerpweergave om deze naar wens aan te passen.
-
Het voltooide subformulier
Schakel nu over naar de formulierweergave om te zien hoe deze aan de gebruiker wordt weergegeven.
Het hoofdformulier verschijnt, met het subformulier erin ingesloten. Het subformulier wordt weergegeven in de gegevensbladweergave, net als een gewone tabel of queryresultaten.
Terwijl u door de records in het hoofdformulier navigeert, worden de gegevens in het subformulier bijgewerkt.
Subformulieren in de gegevensbladweergave worden soms subgegevensbladen genoemd.
Gegevensbladweergave is niet de enige weergave waarin een subformulier kan worden weergegeven. U kunt het eigenschappenblad gebruiken om de standaardweergave te wijzigen in Enkel formulier, Doorlopende formulieren of Gesplitste weergave.
Zoek hiervoor naar de Standaardweergave eigendom.
-
Het subformulier opslaan
Wanneer u het formulier opslaat, wordt het subformulier opgeslagen als een apart formulier.
-
Het subformulier als een op zichzelf staand formulier bekijken
Het subformulier verschijnt in het navigatiedeelvenster net als elk ander formulier - het is tenslotte gewoon een ander formulier.
Wanneer u het opent, wordt het waarschijnlijk geopend in de gegevensbladweergave (ervan uitgaande dat dit de weergave is die u voor het subformulier hebt gekozen).
U kunt de standaardweergave altijd wijzigen (via het eigenschappenblad), maar houd er rekening mee dat dit ook van invloed is op de manier waarop het subformulier in het andere formulier wordt weergegeven.
Als het wordt weergegeven als een subformulier (binnen een ander formulier), worden alleen de gegevens weergegeven die relevant zijn voor de huidige record van het bovenliggende formulier. Als het echter als een zelfstandig formulier wordt geopend, worden alle gegevens weergegeven.