Dus de mensen die databases ontwikkelen voor de kost zijn een essentiële hulpbron voor de gemiddelde gebruiker, voor de 'hoofdgebruiker' en ook voor de softwarefabrikant. Hier is een compilatie van enkele van de beste adviezen verzameld uit een lange lijst van Access-experts. Omdat ze wisten dat ze suggesties voor nieuwe gebruikers boden, boden ze advies aan om aan uw behoeften te voldoen en om ervoor te zorgen dat u Access echt vol vertrouwen en effectief kunt gebruiken. Tegen de tijd dat je klaar bent, heb je je inspanningen de juiste hoeveelheid planning en organisatie gegeven - en heb je solide plannen om verder te gaan met je ontwikkeling en gebruik van de databases die je bouwt met Access.
Dus, hier is het wijze advies - in tien snelle happen.
Documenteer alles alsof je op een dag wordt ondervraagd door de FBI
Bespaar niet op de tijd die u besteedt aan het documenteren van uw database. Waarom? Omdat je later blij zult zijn dat je niet hebt gedaan beknibbelen. Je hebt al je plannen, je algemene informatie en al je ideeën - die je hebt uitgevoerd en die op de tekentafel bleven - klaar de volgende keer dat je een database moet bouwen. Je hebt ze ook om te verwijzen naar wanneer of als er iets misgaat met je huidige database. U heeft per ongeluk een opgeslagen zoekopdracht verwijderd? Geen probleem. Raadpleeg uw documentatie. Vergeten hoe uw tabellen gerelateerd waren? Controleer de documentatie en herstel de relaties. Wil je iemand uitleggen waarom of hoe je iets hebt opgezet? Raadpleeg uw aantekeningen en verbaas ze met uw vooruitziende blik en zorgvuldige overweging.
Dus, wat zou deze glorieuze documentatie moeten bevatten? Nou, alles. Maar hier is een lijst om u op weg te helpen:
- Algemene informatie over de database:
- Bestands-/gegevenslocaties (met specifieke netwerkpaden of internet-URL's)
- Uitleg over wat de database doet
- Informatie over hoe het werkt
- Tabelindelingen:
- Voeg veldnamen, formaten, inhoud en voorbeeldinhoud toe.
- Als sommige gegevens afkomstig zijn uit esoterische of tijdelijke bronnen (bijvoorbeeld de creditcardgegevens die u maandelijks online downloadt), noteer dat dan in de documentatie.
- Samenvatting van rapporten:
- Rapportnamen
- Een uitleg van de informatie op het rapport
Als u enkele query's moet uitvoeren voordat u een rapport maakt, documenteer dan het proces. (Beter nog, vraag een vriendelijke nerd om je te helpen het werk te automatiseren.)
- Vragen en logica: Geef voor elke query een gedetailleerde uitleg over hoe de query werkt, vooral als het meerdere tabellen of gegevensbronnen buiten Access betreft (zoals SQL-tabellen of andere grote informatieopslaggebieden).
- Beantwoord de vraag "Waarom?": Richt u bij het documenteren van uw database op waarom uw ontwerp werkt zoals het werkt. Waarom gebruiken de query's die specifieke tabellen? Toegegeven, als u in een zakelijke omgeving werkt, weet u het misschien niet waarom het systeem werkt zoals het werkt, maar het kan nooit kwaad om te vragen.
- Ramphersteldetails:
- Het back-upproces en schema
- Waar back-ups zich bevinden (jij bent back-ups maken, toch?) en hoe een back-upbestand te herstellen
- Wat te doen als de database niet meer werkt
Als uw database een belangrijke organisatorische functie heeft, zoals boekhouding, inventaris, contactbeheer of orderinvoer, zorg er dan voor dat er een handmatig proces is om de organisatie draaiende te houden als de database niet goed functioneert, en vergeet niet om het proces te documenteren!
Als je hulp nodig hebt bij een van deze items, vraag het iemand! Of u nu iemand leent van uw afdeling Informatietechnologie of een computernerd huurt, u krijgt de hulp die u nodig hebt. Behandel uw documentatie als een verzekering - geen enkele organisatie zou zonder deze moeten werken.Controleer elke 6 tot 12 maanden uw documentatie om te zien of er updates nodig zijn. Documentatie is alleen nuttig als het up-to-date is en als iemand anders dan u het kan begrijpen. Zorg er ook voor dat u (of uw collega's op kantoor) weten waar de documentatie zich bevindt. Als je een elektronische versie hebt, maak er dan een back-up van en zorg dat je een afdruk bij de hand hebt - iets waar je blij mee zult zijn als jij of iemand anders probeert je databaseonderdelen te recyclen met de functie Toepassingsonderdelen.
Houd de velden in uw Access-database zo klein mogelijk
Terwijl u tabellen maakt, moet u uw tekstvelden de juiste grootte geven voor de gegevens die u erin bewaart. Standaard stelt Access tekstvelden (korte tekst) in voor 255 tekens - een behoorlijk genereuze instelling, vooral als het veld magere tweeletterige staatsafkortingen bevat.
Honderd of meer extra spaties - die in de meeste tekstvelden niet worden gebruikt - lijken niets om wakker van te liggen, maar vermenigvuldig die ruimte over een tabel met 100.000 klantadressen erin, en je krijgt veel megabytes aan opslagruimte ruimte die het erg druk heeft om niets vast te houden.
Pas de veldgrootte aan met de instelling Veldgrootte op het tabblad Algemeen in de ontwerpweergave.
Gebruik getalvelden voor echte getallen in Access-databases
Gebruik getalvelden voor getallen die worden gebruikt in berekeningen, niet voor tekst die zich voordoet als een nummer. Softwareapplicaties zien een enorm verschil tussen de postcode 47999 en het getal 47.999. De applicatie ziet een postcode als een reeks tekens die allemaal cijfers zijn, maar het nummer wordt behandeld als een echt getal dat je kunt gebruiken voor wiskunde en allerlei andere leuke numerieke dingen. De andere reden waarom een postcode geen nummerveld is? Als u zich in de VS bevindt en uw postcode begint met nul, snijdt de toepassing de voorloopnul af en slaat alleen de niet-nulcijfers op in het veld - 01234 wordt 1234. Niet goed!Wanneer u het type kiest voor een nieuw veld met getallen erin, stel uzelf dan een simpele vraag:gaat u ooit een berekening maken of iets wiskundigs doen met dat veld?
- Als je met het veld gaat rekenen, gebruik dan een Getal typ.
- Als je niet met het veld gaat rekenen, sla het veld dan op als Korte tekst .
Valideer uw toegangsgegevens
Validaties kunnen helpen voorkomen dat slechte gegevens in de buurt van uw tabellen komen. Validaties zijn eenvoudig te maken, snel in te stellen en altijd waakzaam (zelfs als je zo moe bent dat je niet meer goed kunt zien). Als u geen validaties gebruikt om de integriteit van uw database te beschermen, moet u echt beginnen.Gebruik begrijpelijke namen in Access om het simpel te houden
Denk bij het bouwen van een tabel of het maken van een database aan de databasebestands-, veld- en tabelnamen die u gebruikt:- Weet je nog wat de namen over drie maanden betekenen? Over zes maanden?
- Zijn de namen zo intuïtief dat iemand anders naar de tafel kan kijken en erachter kan komen wat deze doet, lang nadat je bent overgegaan naar grotere en betere dingen?
Verwijder Access-veldwaarden met grote voorzichtigheid
Wanneer u veldwaarden uit een tabel verwijdert, zorg er dan voor dat u de waarden in de juiste record doodt — controleer opnieuw en vervolgens verwijder het origineel alleen als u het zeker weet. Zelfs dan kun je nog steeds snel Ctrl+Z doen en het aanstootgevende item herstellen, op voorwaarde dat je het ongedaan maakt direct nadat je de fout hebt opgemerkt.Waarom al dat checken en dubbelchecken? Omdat nadat u een veldwaarde hebt verwijderd en iets anders in de tabel hebt gedaan, Access uw oude waarde volledig vergeet. Het is weg, alsof het nooit heeft bestaan. Als u een record uit een tabel verwijdert, is het record echt weg - omdat er geen Ongedaan maken beschikbaar is voor een volledig record. Als die record toevallig belangrijk was en u geen actueel back-upbestand had toen de record wegging, heeft u pech. Sorry!
Back-up, back-up, back-up van uw Access-databases
Heb ik dat duidelijk genoeg gemaakt? Maak altijd een back-up van je werk! Er is geen vervanging voor een actuele back-up van uw gegevens, vooral als de gegevens van vitaal belang zijn voor uw persoonlijke of professionele leven. Effectieve strategieën omvatten vaak het bewaren van back-ups op een andere locatie voor het geval een ramp uw kantoor vernietigt, of dit nu op een ander kantoor is of in de cloud.
Als je denkt dat je nog nooit een back-up nodig hebt gehad, dus waarom zou je je druk maken, denk dan eens aan overstromingen. Denk aan nieuwslezers die zeggen dat een gebied dat momenteel onder water staat nog nooit eerder is overstroomd. Stel je de levens van mensen voor die door de straat drijven. Of je nu wordt geconfronteerd met een echte ramp van orkaanproporties, een brand, of de harde schijf van je computer die besluit te overlijden (en dat gebeurt - zelfs als het je nog nooit is overkomen), je zult veel gelukkiger zijn als je een back-up van uw database.
Denk, denk en denk nog eens na voordat je actie onderneemt in Access
Kent u de slogan van de timmerman:"Twee keer meten, één keer knippen"? Hetzelfde geldt voor het denken over uw database. Denk niet zomaar aan iets, kom tot een snelle conclusie en duik er dan in. Wacht, denk er nog eens over na en denk er dan misschien een derde keer over na. Dan een conclusie trekken en ernaar handelen. Met alle kracht die Access u geeft, in combinatie met de mogelijkheid om duizenden en duizenden records in uw database op te slaan, kan een relatief eenvoudige fout behoorlijk kostbaar zijn vanwege de mogelijke gevolgen in termen van gegevensverlies of een "niet-ongedaan te maken" actie die wordt ondernomen in fout.Organiseer en blijf georganiseerd wanneer u werkt in Access
Hoewel de suggesties om het overzichtelijk te houden en het simpel te houden op gespannen voet lijken te staan, zijn deze twee adviezen echt heel goed te combineren. Dingen eenvoudig houden kan vaak een manier zijn om achteraf veel organisatie te vermijden. Terwijl je het waarschijnlijk zat was om je ouders eraan te horen herinneren dat "alles een plaats heeft en alles op zijn plaats" (of, als ze minder poëtisch waren, "Ruim je kamer op!!! '), hadden ze gelijk.
Als u uw database georganiseerd houdt, bespaart u uzelf tijd en verdriet. Een goed geplande, goed georganiseerde tabel is gemakkelijker op te vragen, te rapporteren en op te nemen in een formulier. Het sorteert en filtert ook als de bliksem.
Ja, je kunt te georganiseerd worden. Overorganiseren is eigenlijk te gemakkelijk. Temper je verlangen om te organiseren door een andere passie te cultiveren:werken met zo min mogelijk stappen. Beperk het aantal mappen en submappen dat u gebruikt — een maximum van vijf niveaus van mappen is meer dan genoeg voor zowat iedereen. Als je veel verder gaat dan vijf niveaus, begint je organisatie tegen je productiviteit aan te lopen (en niemand houdt van productiviteitsverlies, zeker niet van de mensen die die gekke slogans bedenken voor corporate feelgood-posters).