Wilt u wat tijd besparen op routinematige Microsoft Access-taken? Access biedt veel functies die uw efficiëntie en productiviteit kunnen verbeteren. De sleutel is om te weten waar u deze functies kunt vinden en hoe u ze kunt gebruiken. Wees niet verlegen - ga op ontdekkingstocht en bekijk deze 10 tijdbesparende tips voor MS Access.
1. Tijdstempels toevoegen aan databaserecords
Met de Now()-functie kunt u automatisch de tijd en datum toevoegen aan uw databaserecords. Op deze manier kunt u, telkens wanneer u de records ophaalt, bepalen wanneer de gegevens zijn ingevoerd.
2. Sjablonen gebruiken om databases te bouwen
Sjablonen zijn je vriend in MS Access. Met sjablonen hoeft u geen database helemaal opnieuw op te bouwen. Kies uit honderden opties die zijn gemaakt door Microsoft of iemand in de Access-community.
3. Gegevens importeren uit Excel naar Access
Het importeren van gegevens uit Excel naar Access kan een enorme tijdsbesparing zijn. Met Access kunt u veel meer met uw gegevens doen, zoals formules bijwerken en resultaten sorteren of filteren. Als u niet zeker weet of u moet overschakelen van Excel naar Access, neem dan contact op met een MS Access-ondersteuningsbedrijf.
4. Gegevens exporteren van Access naar Excel
Het is ook handig om gegevens uit Access naar Excel te exporteren. Spreadsheets kunnen niet alles wat databases kunnen, maar ze zijn nog steeds handig wanneer u slechts een kleine hoeveelheid gegevens hoeft te beheren. Bovendien weten de meeste mensen hoe ze Excel moeten gebruiken.
5. SQL gebruiken voor geavanceerde zoekopdrachten
Structured Query Language (SQL) is een goede taal om op terug te vallen als u problemen ondervindt bij het ontwerpen van een query. SQL is de basis voor relationele databases en laat u de exacte resultaten kiezen waarnaar u op zoek bent.
6. Maak regelmatig een back-up van uw database
Uw Access-databases zijn niet immuun voor corruptie of schade, dus het is belangrijk om de juiste stappen te nemen om ze te beschermen. De beste manier om dit te doen, is door regelmatig een back-up van uw databases te maken.
7. Ken uw sneltoetsen
Neem de tijd om vertrouwd te raken met de sneltoetsen die nuttig voor u zijn. U kunt bijvoorbeeld het volledige vermogen uit Access halen door resultaten te filteren, duplicaten in rapporten te verbergen en gegevensinvoer te versnellen.
8. Macro's begrijpen
Macro's zijn hulpmiddelen waarmee u taken en functionaliteit voor uw formulieren en rapporten kunt automatiseren - en u hoeft hiervoor geen VBA (Visual Basic for Applications) te leren. Neem de tijd om macro's te leren, zelfs als ze er op het eerste gezicht verwarrend uitzien - u zult veel efficiënter zijn!
9. Benut uw relaties
Veel mensen gebruiken Access als een veredelde spreadsheet, maar u beperkt alleen het potentieel ervan door dit te doen. Relationele databases houden relaties tussen gegevenselementen bij, dus onderzoek hoe u een relatie tussen twee tabellen in een database kunt maken.
10. Kies zorgvuldig de primaire sleutels
Met MS Access kunt u uw primaire sleutels kiezen, en u zult dit verstandig willen doen. Bij het ontwerpen van een nieuwe database moet de geselecteerde sleutel bijvoorbeeld uniek zijn. Als het mogelijk is dat twee records dezelfde waarde voor een kenmerk delen, wilt u dit niet als primaire sleutel gebruiken.
Microsoft Access is nooit te onderschatten. Het is een krachtig databaseprogramma waarmee u meer kunt doen in minder tijd. Hopelijk komen de bovenstaande 10 tips van pas als je leert om op een efficiëntere en productievere manier door Access 2016 te navigeren.