Speciale vensters voor gegevensselectie en recordfiltering
Filteren op waarde
In een typische tabel heeft elke kolom een of meer waarden. Zoals vermeld in onze inleiding tot sorteren, kan een kolom dezelfde waarde(n) keer op keer hebben, terwijl een andere kolom voor elk record een andere waarde kan hebben. Om u te helpen bij het selecteren van een waarde die in een veld wordt herhaald, biedt Microsoft Access een handig venster met de lijst met waarden waarin elke waarde uniek is. Om die lijst weer te geven:
- Klik op een kolomkop of een cel onder een kolom voor een tabel of query, of klik op een besturingselement of het bijbehorende label op een formulier. Klik vervolgens in het gedeelte Sorteren en filteren van het lint op de knop Filter
- Klik in een tabel of zoekopdracht op de naar beneden wijzende knop aan de rechterkant van het bijschrift van de kolom
In beide gevallen zou een venster worden weergegeven met de waarden van de kolom waarop de actie werd uitgevoerd. Elke waarde heeft een selectievakje:
In het venster dat verschijnt, zijn er, naast de waarden van de kolom, de items (Alles selecteren) en (Blanken) (de waarden van de kolommen in de aangevinkte keuzelijst zijn in alfabetische volgorde gerangschikt; Alles selecteren en Blanks staan in haakjes omdat ze niet in aanmerking komen voor de alfabetische rangschikking). Druk op Esc of klik op Annuleren om het venster te sluiten.
Wanneer het venster verschijnt, om alleen die ene waarde te selecteren waarvan de record(s) moeten worden weergegeven, schakelt u het selectievakje uit van (Alles selecteren):
Klik vervolgens op het selectievakje van het ene item dat u wilt. Hier is een voorbeeld:
Klik vervolgens op OK. Dit zou alleen de records weergeven die de waarde delen die het selectievakje had:
Op dezelfde manier kunt u alleen lege velden weergeven door de optie (Leeg) te selecteren.
Om het filter te verwijderen, zagen we dat je op de knop Filter wisselen kon klikken 
op het lint. Een alternatief is om op de knop Gefilterd te klikken 
in de onderkant van een tabel, een query of een formulier. Als alternatief kunt u het venster opnieuw weergeven, op de optie (Alles selecteren) klikken en op OK klikken.
Praktisch leren:filteren op een waarde
- Start Microsoft Access en open de Altair Realtors2-database van de vorige les
- Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op het formulier Eigenschappen om het te openen
- Klik in het formulier op Voorwaarde
- Klik indien nodig op het lint op Home.
Klik in het gedeelte Sorteren en filteren van het lint op Filter - Klik in de lijst die verschijnt op (Alles selecteren) om alle selectievakjes te wissen
- Klik op het selectievakje Uitstekend
- Klik op OK
- Navigeer naar verschillende eigenschappen en merk op dat alleen die in uitstekende staat worden weergegeven
- Klik op het lint op Filter wisselen
Filteren op formulier
Naast de technieken en vensters die we tot nu toe hebben gebruikt voor gegevensanalyse, biedt Microsoft Access een andere functie die filteren op formulier wordt genoemd. Om het te starten, opent u een tabel of query in de gegevensbladweergave of een formulier in de formulierweergave of in de indelingsweergave. Klik op het lint op Home. Klik in het gedeelte Sorteren en filteren van het lint op Geavanceerd en klik op Filteren op formulier . De tabel, query of het formulier zou leeg worden en alle records zouden worden verborgen:
Klik op de cel onder de kolomkop om een waarde te selecteren. Er zou een combobox verschijnen. Klik op de pijl van die keuzelijst om de waarden weer te geven:
De keuzelijst met invoervak bevat elke afzonderlijke waarde van de kolom. Als sommige records leeg zijn, zou er een eerste leeg leeg veld in de lijst zijn. Om de records te filteren, selecteert u de blanco of de gewenste waarde in de lijst. Als alternatief is de keuzelijst een bewerkbaar tekstvak. Dit betekent dat u, in plaats van een waarde uit de lijst te selecteren, een Booleaanse uitdrukking kunt typen.
Na het maken van een selectie of het typen van de uitdrukking, om het filter toe te passen:
- Klik met de rechtermuisknop op de kolomkop in de tabel of query, of het besturingselement (of het bijbehorende label) op het formulier en klik op Filter/Sorteren toepassen
- Klik in het gedeelte Sorteren en filteren van het lint op de knop Filter wisselen
- Klik in het gedeelte Sorteren en filteren van het lint op Geavanceerd en klik op Filter/Sorteren toepassen
Deze actie zou ervoor zorgen dat de tabel, query of formulier de resultaten weergeeft.
Na het filteren wordt de waarde (criterium) in het geheugen opgeslagen en kun je zo vaak filteren als je wilt. Anders kunt u het filter verwijderen. Om dit te doen:
- Klik met de rechtermuisknop op een cel van de kolom waarop de filtering is uitgevoerd op een tabel of query, of klik met de rechtermuisknop op het besturingselement (of het bijbehorende label) op het formulier en klik op Filter wissen uit ... (dit is gevolgd door de naam van het veld of besturingselement)
- Klik in het gedeelte Sorteren en filteren van het lint op de knop Filter wisselen
- Klik op een cel in de tabel of query, of klik op een besturingselement in het formulier. Klik in het gedeelte Sorteren en filteren van het lint op Geavanceerd en klik op Alle filters wissen
Praktisch leren:filteren op formulier
- Klik indien nodig op het lint op Home.
Klik op het lint op Geavanceerd en klik op Filteren op formulier - Klik met de rechtermuisknop ergens op het formulier en klik op Raster wissen
- Klik op Verhalen, klik vervolgens op de pijl van de verschijnende keuzelijst en selecteer 3
- Klik met de rechtermuisknop op een onbezet gedeelte van het formulier en klik op Filter/Sorteren toepassen
- Navigeer naar verschillende records. Merk op dat alleen de eigenschappen met 3 niveaus worden weergegeven
- Sluit het formulier
- Open de StatesStatistics3-database van de vorige les
- Klik op het lint op Maken en klik op Queryontwerp
- Klik in de Show Table op Staten, klik op Toevoegen en klik op Sluiten
- Dubbelklik in de bovenste lijst op StateName, AreaSqrMiles, AdmissionUnionDate, Capital en Region
- Bekijk een voorbeeld van de resultaten in de gegevensbladweergave
- Klik op het lint op Geavanceerd en klik op Filteren op formulier
- Klik op de cel onder Regio
- Klik op de pijl van de keuzelijst en selecteer New England
- Klik op het lint op de knop Filter wisselen om uit te voeren
- Wijzig op het tabblad Start van het lint de volgende kenmerken:
Wijzig de volgende kenmerken:
Lettertypenaam:Bookman Old Style (als je dat lettertype niet hebt, selecteer dan Times New Roman)
Letterkleur:Goud, Accent 4, Lichter 80% (Themakleuren:8e kolom, 2e rij)
Achtergrondkleur:Blauw, Accent 1, Donkerder 50% (Themakleuren:5e kolom, 6e rij)
Alternatieve rijkleur:blauw, accent 1 (themakleuren:5e kolom, 1e rij)
- Als u het filter wilt wijzigen, klikt u op het lint op de knop Filter wisselen
- Klik op het lint op Geavanceerd en klik op Filteren op formulier
- Klik op de cel onder Regio, druk op Home en typ <> (om <>'New England' te krijgen )
- Om uit te voeren, klikt u met de rechtermuisknop ergens in het venster en klikt u op Filter/Sorteren toepassen
- Als u het filter wilt verwijderen, klikt u op de knop aan de rechterkant van Regio in het venster en klikt u op Filter uit regio wissen
- Klik op het lint op Geavanceerd en klik op Filteren op formulier
- Verwijder <>'New England'
- Klik op de cel onder Gebied in vierkante mijlen en typ <=20000 en druk op Enter
- Om toe te passen, klik op het lint op Geavanceerd en klik op Filter/Sorteren toepassen
- Klik op het lint op Geavanceerd en klik op Filteren op formulier
- Verwijder de <=20000 uitdrukking
- Klik op de cel hieronder Datum van toelating tot Union en typ BETWEEN #1/1/1880# AND #12/31/1920# en druk op Enter
- Pas het filter toe met een van de technieken die we al hebben gebruikt
- Klik op het lint op Geavanceerd en klik op Filteren op formulier
- Verwijder de uitdrukking in het venster
- Klik op de cel onder Regio en typ IN("mountain", "pacific", "new engeland") en druk op Enter
- Het filter toepassen
- Sluit de zoekopdracht zonder deze op te slaan
Het venster Objectfilter
Om u te helpen bij het instellen van een voorwaarde voor gegevensanalyse, biedt Microsoft Access een venster dat lijkt op de ontwerpweergave van een query. In het venster kunt u één of meerdere velden selecteren en er een (sommige) voorwaarde(n) op instellen. De naam van dat venster is een combinatie van de naam van het object van waaruit u het hebt geopend, het woord Filter en een oplopend nummer (1, 2, 3, enzovoort).
Als u het venster Objectfilter wilt openen, geeft u de tabel, query of het formulier weer in de gegevensbladweergave, het formulier in de formulierweergave of in de indelingsweergave, of het rapport in de rapportweergave of in de indelingsweergave. Klik op het lint op Home. Klik in het gedeelte Sorteren en filteren van het lint op Geavanceerd en klik op Geavanceerd filteren/sorteren... Een venster zoals de ontwerpweergave van een query zou worden weergegeven.
Om het Objectfilter te gebruiken, selecteert u (alleen) de kolom(men) waarop u een voorwaarde wilt toepassen. Nadat u een kolom hebt geselecteerd, typt u in het onderste gedeelte van het venster in het vak Criteria dat overeenkomt met de kolom een Booleaanse uitdrukking. Na het selecteren van een kolom en het instellen van een voorwaarde, om deze toe te passen:
- Klik met de rechtermuisknop op het venster en klik op Filter/Sorteren toepassen
- Klik in het gedeelte Sorteren en filteren van het lint op Geavanceerd en vervolgens op Filter/Sorteren toepassen
Om het vorige criterium te verwijderen, klikt u met de rechtermuisknop op het venster en klikt u op Raster wissen. Nadat je het raster hebt gebruikt, kun je het sluiten en de tabel, query of formulier open houden.
Praktisch leren:filteren met behulp van het objectfiltervenster
- Open de Monson University1-database uit les 24
- Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de tabel Medewerkers
- Wijzig de volgende kenmerken:
Lettertypenaam:Constantia (als je dat lettertype niet hebt, selecteer dan Times New Roman)
Letterkleur:Wit
Achtergrondkleur:Meer kleuren:Rood:128, Groen:0, Blauw:0
Alternatieve rijkleur:Kastanjebruin (Standaardkleuren:6e kolom, 1e rij)
- Klik op het lint op Geavanceerd en klik op Geavanceerd filteren/sorteren...
- Dubbelklik in het bovenste gedeelte op DepartmentCode
- Klik in het onderste gedeelte op het vakje Criteria voor de kolom Afdelingscode en typ fina
- Klik met de rechtermuisknop op een onbezet gedeelte van het venster en klik op Filter/Sorteren toepassen
- Klik op het lint op Geavanceerd en klik op Geavanceerd filteren/sorteren...
- Vervang DepartmentCode onder in het venster door Titel
- Vervang fina door Like '*dean*' (wat betekent dat we alle records willen waarin de titel het woord Dean bevat)
- Klik op het lint op Geavanceerd en klik op Filter/Sorteren toepassen...
- Sluit de tabel zonder deze op te slaan
De Query-bouwer
De meeste formulieren en rapporten gebruiken een tabel of een bestaande query als hun recordbron. Als alternatief kunt u een SQL-instructie opgeven als de recordbron van een formulier of rapport. Als u de instructie weet die u wilt gebruiken, kunt u deze rechtstreeks typen in het veld Recordbron van het eigenschappenblad van een formulier of rapport in de ontwerpweergave. Als alternatief kunt u op de knop met het weglatingsteken klikken 
van de recordbron. Dit zou een speciaal venster openen dat lijkt op de ontwerpweergave van een query. Het wordt de Query Builder genoemd.
Wanneer de Query Builder wordt weergegeven, heeft het lint een tabblad Ontwerpen:
Zoals te zien is bij het ontwerpen van een query, na het selecteren van enkele velden en optioneel het instellen van een voorwaarde, als u een voorbeeld van het resultaat wilt bekijken, klikt u op de knop Bekijken 
of de Run 
-knop. Als u klaar bent met het maken van de query, klikt u op de knop Sluiten op het lint om terug te keren naar het formulier of rapport. Het kan zijn dat u een bericht ontvangt. Lees het en klik op Ja.
Als u na het maken van het formulier of rapport het (het formulier of het rapport) verwijdert, gaat ook de SQL-instructie verloren.
Praktisch leren:de Query Builder gebruiken
- Klik op het lint op Maken en klik op Formulierontwerp
- Klik in het eigenschappenvenster op het tabblad Alles, klik vervolgens op Recordbron en klik op de ellipsknop
- Klik in het dialoogvenster Tabel weergeven op Studenten, klik op Toevoegen en klik op Sluiten
- Dubbelklik in de bovenste lijst op StudentNumber, FirstName, LastName, Gender en MajorID
- Klik aan de onderkant van het venster op het vakje Criteria voor MajorID en typ 1021
- Klik op het lint op de knop Sluiten
- Als u wordt gevraagd of u de wijzigingen wilt opslaan, klikt u op Ja
- Sla het formulier op als studenten computerwetenschappen
- Klik op het lint op Ontwerpen en klik op Bestaande velden toevoegen
- Dubbelklik in de lijst met velden op StudentNumber, FirstName, LastName en Geslacht
- Klik in het gedeelte Besturing van het lint op het keuzevak met keuzelijst en klik op het formulier
- Zorg ervoor dat op de eerste pagina van de wizard de eerste radio is geselecteerd en klik op Volgende
- Klik op de tweede pagina van de wizard op Tabel:Majors en klik op Volgende
- Dubbelklik op de 3e pagina van de wizard op Major en klik op Next
- Klik op de 4e pagina van de wizard op Volgende
- Klik op de 5e pagina van de wizard op Volgende
- Klik op de 6e pagina van de wizard op de pijl van de keuzelijst en selecteer MajorID
- Klik op Volgende en klik op Voltooien
- Ontwerp het formulier als volgt:
- Sla het formulier op en sluit het
- Sluit Microsoft Access