Als uw bedrijf spreadsheets gebruikt om de voorraad bij te houden, bent u misschien klaar om over te stappen op een krachtiger databaseprogramma zoals Microsoft Access. Voorraaddatabases zijn om verschillende redenen belangrijk, waaronder het opslaan van details en hoeveelheden van de producten die u in voorraad heeft, samen met hun leveranciers. Met een goed georganiseerde database kunt u de tijd, kosten en moeite van voorraadbeheer verminderen.
Hieronder vindt u vijf eenvoudige stappen om u te helpen bij het maken van een inventarisdatabase met Access.
Stap 1. Houd rekening met uw zakelijke behoeften.
Denk na over wat uw database nodig heeft om nuttig te zijn voor de inventaris van uw bedrijf. Welke spullen draag je bijvoorbeeld? Zijn er verschillen die opgemerkt moeten worden? Wat zijn de omlooptijden? Dit is het type informatie dat in uw database moet worden opgenomen.
Zoek ook uit hoe de database zal worden geïmplementeerd binnen uw software-architectuur. Met andere woorden, hoe werkt Access samen met uw andere programma's? Uw IT'ers moeten u hierbij kunnen helpen.
Stap 2. Installeer Access op uw computer.
Bepaal waar uw database wordt opgeslagen - op uw pc, op een interne server of door een derde partij. Het kan dan worden gedownload en geïnstalleerd. Microsoft Access is onderdeel van Office 365. U kunt de basis- of premiumversie kopen en respectievelijk $ 8,25 of $ 12,50 per gebruiker per maand betalen. De premium-versie wordt geleverd met extra services, zoals Microsoft Exchange, SharePoint en Teams.
Stap 3. Bouw uw database.
Eenmaal geïnstalleerd, kunt u beginnen met het opbouwen van uw inventarisdatabase. Als u Microsoft Office eerder hebt gebruikt, voelt Access comfortabel en vertrouwd aan. Het kan in het begin echter moeilijk zijn om een database van hoge kwaliteit te bouwen die vrij is van fouten.
Om ervoor te zorgen dat uw inventarisdatabase goed is opgebouwd, kunt u overwegen om samen te werken met een database-ontwikkelingsbedrijf. Op deze manier heb je de gemoedsrust dat je database accuraat is.
Stap 4. Verfijn uw database.
Zodra u uw velden hebt ingevoerd - bestelde eenheden, ontvangen eenheden, productinformatie, enz. - kunt u de database afstemmen op uw notities. Zorg ervoor dat u relaties tussen de velden legt. Ontdek welke waarden u zult hebben geretourneerd bij het gebruik van de database en een manier om ze op te slaan. Vermijd ook dubbele gegevens in meerdere velden.
Stap 5. Voer de informatie in.
Als uw database goed is ingesteld, kunt u deze gaan vullen met informatie. Hoewel u de gegevens met de hand kunt invoeren, is het een eenvoudigere optie om uw vorige spreadsheet te importeren. Als u Excel gebruikte, kunt u op "Excel" klikken en uw spreadsheet op deze manier importeren. Omdat beide programma's door Microsoft zijn ontwikkeld, blijven ze meestal behouden bij het importeren van de ene naar de andere.
Dit is een kort overzicht van hoe u een inventarisatiedatabase op Access kunt maken, maar als u nog vragen heeft, neem dan vandaag nog contact op met Arkware. We helpen u graag bij alle fasen van het maken, beheren en opslaan van uw voorraaddatabase.