U kunt een rapport vrij eenvoudig op meerdere velden groeperen wanneer u de Rapportwizard in Access 2016 gebruikt.
Een gegroepeerd rapport (ook wel een samenvattend rapport genoemd), is een rapport waarin een of meer velden worden gebruikt om de andere velden te groeperen.
Met Access kunt u rapporten maken die op meer dan één veld zijn gegroepeerd. U kunt bijvoorbeeld een verkooprapport groeperen op staat en vervolgens op stad.
Hieronder is nog een voorbeeld waarin we een rapport maken dat is gegroepeerd op twee velden.
-
Start de rapportwizard
Klik op Wizard Rapporteren op het lint (van de Maken tabblad).
-
Selecteer de velden
Selecteer de velden die u in het rapport wilt weergeven. U kunt velden uit meer dan één tabel of zoekopdracht selecteren.
Selecteer hiervoor een tabel of zoekopdracht met behulp van de vervolgkeuzelijst.
Dubbelklik vervolgens op een veld in het linkerdeelvenster om het naar het rechterdeelvenster te verplaatsen. Herhaal dit voor elk veld dat in het rapport moet verschijnen. De velden in het rechterdeelvenster verschijnen in het rapport.
Herhaal dit voor elke relevante tabel/query.
Als u klaar bent, klikt u op Volgende> .
U kunt ook een veld selecteren en vervolgens de
> om het naar het andere deelvenster te verplaatsen.U kunt de
>> knop om alle velden te verplaatsen. -
Kies een groeperingstabel/veld
Selecteer in het linkerdeelvenster de tabel of query die het veld bevat waarop het rapport moet worden gegroepeerd.
Dit is de groepering op het eerste niveau waaronder alle andere velden zijn gegroepeerd.
Het rechterdeelvenster toont een voorbeeld op basis van uw selectie.
Klik op Volgende> .
Het voorbeeld zal het rapport alleen groeperen als het een geschikt veld vindt om op te groeperen. Anders worden de velden gedegroepeerd weergegeven.
Als het voorbeeld hier geen groepering weergeeft, wordt uw rapport niet gegroepeerd. In dit geval moet u teruggaan en een geschikt veld toevoegen om het rapport te groeperen.
U kunt het rapport ook later wijzigen en op dat moment het groeperingsveld kiezen.
-
Voeg de extra velden toe
Hier kun je het tweede veld selecteren waarop je wilt groeperen.
Dit veld, indien geselecteerd, wordt ingevoegd tussen de groepering op het eerste niveau en de andere velden.
Klik op Volgende> .
-
Geef indien nodig de sorteervolgorde op
U kunt velden specificeren om de rapportdetails op te sorteren. Dit sorteert de velden binnen elke groep (niet de gegroepeerde velden).
Als u klaar bent, klikt u op Volgende> .
-
Kies een lay-out
Selecteer een van de vooraf ingestelde lay-outs voor het rapport.
Het voorbeeld wordt bijgewerkt wanneer u een item selecteert. Voel je vrij om ze allemaal te selecteren om te zien hoe het de lay-out beïnvloedt.
U kunt desgewenst ook de oriëntatie wijzigen in Liggend.
Voor ons voorbeeld laten we het rapport achter met een Stepped lay-out en een Portret oriëntatie.
Als u klaar bent, klikt u op Volgende> .
-
Benoem het rapport
Voer een naam in voor het rapport.
U hebt ook de mogelijkheid om een voorbeeld van het rapport te bekijken of het ontwerp ervan te wijzigen zodra de wizard klaar is met het maken ervan.
Voor ons voorbeeld laten we het staan op Preview the report .
Klik op Voltooien om het rapport te genereren.
-
Het rapport
Het rapport is nu aangemaakt. Het heeft twee niveaus van groepering, zoals gespecificeerd.
Het rapport opnieuw formatteren
Mogelijk moet u het rapport een beetje opnieuw opmaken om het er presentabeler uit te laten zien.
In ons voorbeeld moeten we de breedte van het datumveld vergroten, de velden een beetje herschikken en de afwisselende achtergrondkleuren aanpassen.
-
Opmaakwijzigingen in de lay-outweergave
U kunt schakelen tussen de lay-outweergave en de ontwerpweergave, afhankelijk van welke u gemakkelijker vindt.
In dit voorbeeld gebruiken we de indelingsweergave om de notatie van de datum te wijzigen. In de lay-outweergave is dit soort dingen gemakkelijker te controleren, omdat het echte gegevens in de velden weergeeft.
-
Bekijk de wisselende kleuren
Let op hoe de alternatieve kleuren worden weergegeven (d.w.z. de kleuren die Access automatisch toepast op rapporten).
De afwisselende kleuren op een gegroepeerd rapport kunnen de helderheid van het gegroepeerde veld verminderen. Het kan zijn dat het gegroepeerde veld zijn afwisselende kleur deelt met het voorgaande veld of het volgende veld. Dit vermindert uiteindelijk dat "gegroepeerde" uiterlijk en kan de lezer mogelijk in verwarring brengen over welke velden daadwerkelijk zijn gegroepeerd.
Dit wordt een nog groter probleem naarmate u meer gegroepeerde velden toevoegt.
-
Verwijder de wisselende kleuren
Om de afwisselende kleuren te verwijderen, selecteert u de sectie Rapportdetails in de ontwerpweergave.
Klik vervolgens op Alternatieve rijkleur van het Formaat tabblad op het lint en selecteer Geen kleur vanuit het contextmenu.
U kunt hetzelfde doen voor de gegroepeerde velden. Om het gegroepeerde veld te selecteren, selecteert u Veldnaam Kop waar Veldnaam is de naam van het gegroepeerde veld.
U moet dit voor elk gegroepeerd veld doen als u alle afwisselende achtergronden wilt verwijderen.
-
Maak het bovenste koptekstveld op
Nu we de afwisselende achtergrondkleuren hebben verwijderd, zou het geen kwaad om een achtergrondkleur toe te voegen aan de koptekst op het hoogste niveau. Dit onderscheidt het van de koptekst op het tweede niveau en andere velden.
Selecteer hiervoor Veldnaam Kop waar Veldnaam is de naam van het gegroepeerde veld en klik vervolgens op Vormvulling op het lint (van het Formaat tabblad) en kies een kleur.
Mogelijk moet u het werkelijke veld zelf ook op transparant instellen als de kleur een andere kleur heeft dan de achtergrond.
U kunt ook een vetgedrukt lettertype gebruiken voor het gegroepeerde veld door het veld te selecteren en vervolgens op het vetgedrukte pictogram in het lint te klikken.
De hier toegepaste opmaak is slechts een suggestie. Er zijn veel andere manieren om een rapport op te maken. Ga je gang en experimenteer.
-
Het voltooide rapport
Als u nu het rapport in Afdrukvoorbeeld (of een andere weergave) bekijkt, wordt het rapport weergegeven zonder de afwisselende kleuren.
In ons voorbeeld wordt het gegroepeerde veld ook vetgedrukt weergegeven (nadat we het vet hebben gemaakt met de opdracht Vet in het lint).