Hulp bij gegevensinvoer
Een standaardwaarde voor een veld
Soms zijn de meeste waarden van een veld hetzelfde. Als u bijvoorbeeld een tabel maakt voor sollicitaties, komen de meeste werknemers uit dezelfde staat en hebben slechts enkele records een andere waarde voor de staat. Als u een dergelijk veld in een tabel heeft, kunt u een gemeenschappelijke waarde voor het veld opgeven. Tijdens het invoeren van gegevens zou de gebruiker de waarde alleen wijzigen als deze afwijkt van de gebruikelijke. Een dergelijke algemene waarde wordt een standaardwaarde genoemd.
Om een standaardwaarde aan een veld te geven:
- Klik in de gegevensbladweergave van een tabel op het lint op Velden. Klik in het gedeelte Eigenschappen op Standaardwaarde. Dit zou de Expression Builder openen met =in het hoofdtekstvak. Als u de constante waarde weet die u wilt gebruiken, typt u deze. Klik vervolgens op OK
- Klik in de ontwerpweergave van een tabel in het bovenste gedeelte op het veld. Klik in het onderste gedeelte van het venster op Standaardwaarde en typ de gewenste waarde
De standaardwaarde moet correct worden getypt:
- Als het veld op tekst is gebaseerd, kunt u de standaardtekst tussen dubbele aanhalingstekens typen
- Als het veld numeriek is, typt u gewoon het nummer
- Als het veld op datum is en u een constante (vast) wilt opgeven, typt u deze tussen twee #-tekens
- Als u een (ingebouwde) functie wilt gebruiken, typt u indien voorafgegaan door =en voegt u de haakjes toe. Als u de opbouwfunctie voor expressies gebruikt, vouwt u in de linkerlijst Functies uit en vouwt u Ingebouwde functie uit. Klik in de middelste lijst op de categorie waartoe de functie behoort. Dubbelklik in de rechterlijst op de gewenste functie en configureer de functie vervolgens op de juiste manier
Praktisch leren:standaardwaarden instellen
- Klik op het lint op Bestand en klik op Openen
- Klik in de lijst met bestanden op College Park Auto-Repair1
- Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de tabel Reparatieorders en klik op Ontwerpweergave
- Klik in het bovenste gedeelte van het venster op Status
- Klik in het onderste gedeelte op Standaardwaarde en typ MD
- Klik in het bovenste gedeelte van het venster op Belastingtarief
- Klik in het onderste gedeelte op Standaardwaarde en typ 0.0775
- Klik in het bovenste gedeelte van het venster op DropOffDateTime
- Klik in het onderste gedeelte op Standaardwaarde en typ =Month(Date()) &"/" &Day(Date$()) &"/" &Year(Date$()) &" " &Uur(Tijd$()) &":" &Minuut(Tijd$())
- Bewaar de tafel
- Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op het formulier Reparatieorders en klik op Ontwerpweergave
- Klik op het formulier op het tekstvak DropOffDateTime en druk op Delete
- Klik in het gedeelte Extra van het lint op Bestaande velden toevoegen
- Sleep DropOffDateTime uit de lijst met velden en zet het neer op het formulier waar het vorige tekstvak stond
- Maak het label en het tekstvak zo op dat het eruitziet zoals het vorige tekstvak was:
- Sla het formulier op en schakel het naar Formulierweergave
- Sluit het formulier
Validatieregel
Een validatieregel is een voorwaarde waaraan de in een veld ingevoerde waarde moet voldoen om geldig te zijn. Een validatieregel maken:
- Als de tabel wordt weergegeven in de gegevensbladweergave, klikt u op het lint op Velden. Klik in het gedeelte Veldvalidatie op Validatie en klik op Veldvalidatieregel
- Als de tabel wordt weergegeven in de ontwerpweergave, klikt u op het veld. Klik in het onderste gedeelte van het venster op Validatieregel en klik op de ellipsknop
In beide gevallen zou de actie de opbouwfunctie voor expressies openen, waar u een regel kunt maken.
Validatietekst
Als de voorwaarde in het veld Validatieregel niet wordt gerespecteerd, kunt u een berichtvenster weergeven om de gebruiker hiervan op de hoogte te stellen. Om het bericht te maken:
- Als de tabel wordt weergegeven in de gegevensbladweergave, klikt u op het lint op Velden. Klik in het gedeelte Veldvalidatie op Validatie en klik op Veldvalidatiebericht. Dit zou het Enter Validation Message openen waar u het gewenste bericht kunt typen:
- Als de tabel wordt weergegeven in de ontwerpweergave, klikt u op het veld. Klik in het onderste gedeelte van het venster op Validatietekst en typ het gewenste bericht
Praktisch leren:introductie van logische functies
- Dubbelklik in het navigatiedeelvenster onder Tabellen op Reparatieorders om het te openen in de gegevensbladweergave
- Klik in de tabel op de cel onder Klantnaam
- Klik op het lint op Velden
- Klik in het gedeelte Veldvalidatie op Validatie en klik op Recordvalidatieregel
- In de lijst met expressie-elementen moet u ervoor zorgen dat RepairOrders is geselecteerd.
Dubbelklik in de lijst Expressiecategorieën op Klantnaam - Typ IS NIET NULL
- Klik op OK
- Klik in het gedeelte Veldvalidatie op Validatie en klik op Bevestigingsbericht opnemen
- Typ Zorg ervoor dat u de naam van de klant opgeeft
- Klik op OK
- Sluit de tafel
- Klik in het navigatiedeelvenster onder Formulieren met de rechtermuisknop op Reparatieorders en klik op Ontwerpweergave
- Klik op Uitgevoerde taken
- Klik op het tekstvak JobPerformed1
- Klik in het eigenschappenoverzicht op het tabblad Gebeurtenis
- Klik op Verloren focus en typ
=IIf([JobPerformed1] Is Null, MsgBox("Specificeer ten minste één van de taken die op de auto zijn uitgevoerd"),"") - Bewaar het formulier
Vereiste waarde voor een veld
Als u denkt dat er voor elk record een invoer voor een bepaald veld moet zijn, kunt u deze van de gebruiker eisen. Bij het invoeren van gegevens kan de gebruiker na het maken van een record niet naar een ander record gaan als er geen waarde voor dat veld is opgegeven. U kunt opgeven dat de waarde van een veld vereist is bij het maken van een tabel, of u nu in de gegevensbladweergave of de ontwerpweergave van de tabel werkt:
- Klik in de gegevensbladweergave op een willekeurige cel van de kolom om aan te geven dat de waarden van een veld vereist zijn. Klik op het lint op Velden. Klik in het gedeelte Veldvalidatie op het selectievakje Vereist. Standaard is het selectievakje Vereist niet aangevinkt
- Klik in de ontwerpweergave in het bovenste gedeelte op het veld. Klik in het onderste gedeelte op de pijl van het veld Vereist en stel deze in op Ja. De standaardwaarde is Nee
Praktisch leren:vereiste velden specificeren
- Klik op het lint op Bestand en klik op Nieuw
- Klik op Lege desktopdatabase en stel de bestandsnaam in op Chemistr2
- Klik op Maken
- Klik op het lint op Bestand en klik op Opties
- Klik aan de linkerkant op Huidige database en klik aan de rechterkant onder Opties voor documentvenster op het keuzerondje Overlappende Windows
- Klik op OK
- Lees het berichtvenster en klik op OK
- Sluit de standaardtabel zonder deze op te slaan
- Klik op het lint op Maken en klik op Tabelontwerp
- Typ AtomicNumber en druk op Tab
- Klik met de rechtermuisknop op AtomicNumber en klik op Primaire sleutel
- Stel het gegevenstype in op Getal en het bijschrift als Atomic #
- Klik in het bovenste gedeelte op de cel onder AtomicNumber, typ Symbool en druk op F6
- Klik onderaan in het venster op Vereist, klik vervolgens op de pijl van de keuzelijst en selecteer Ja
- Stel de veldgrootte in op 5
- Klik in het bovenste gedeelte op de cel onder Symbool, typ AtomicWeight en druk op Tab
- Dubbelklik onderaan in het venster op Vereist om de waarde in te stellen op Ja
- Stel de overige eigenschappen als volgt in:
Gegevenstype:Nummer
Veldgrootte:Enkel
Bijschrift:Atoomgewicht - Klik met de rechtermuisknop op het tabblad van het venster en klik op Gegevensbladweergave
- Als u wordt gevraagd of u wilt opslaan, klikt u op Ja
- Stel de naam in op Elements en klik op OK
- Klik op het lint op Velden
- Klik in de tabel op een cel onder Symbool
- Klik in het gedeelte Toevoegen en verwijderen van het lint op Korte tekst
- Typ Elementnaam en druk op Enter
- Klik op een cel onder ElementName
- Klik in het gedeelte Veldvalidatie van het lint op het selectievakje Vereist
- Klik in het gedeelte Eigenschappen van het lint op het tekstvak Veldgrootte en typ 40
- Klik op naam en bijschrift
- Klik op Bijschrift, typ Elementnaam en klik op OK
- Klik met de rechtermuisknop op het tabblad van het venster en klik op Design View
- Voeg de volgende velden toe aan de tabel:
Veldnaam Veldgrootte Kleur 40 Fase 32 - Om de tabel op te slaan, drukt u op Ctrl + S
De nietigheid van een veld
Wanneer u een tabel in SQL maakt, om aan te geven dat elk record van een veld moet worden opgegeven, typt u na het gegevenstype van een veld NOT NULL . Hier is een voorbeeld:
CREATE TABLE Departments
(
DepartmentCode char(5) NOT NULL,
DepartmentName char(50)
);Field Om aan te geven dat een veld leeg kan worden gelaten, specificeert u de nietigheid niet of stelt u de optie in op NULL .
Het unieke van een record
Wanneer gegevens in velden worden ingevoerd, is het mogelijk om dezelfde waarde te hebben voor een veld in verschillende records, zoals twee mensen die in dezelfde staat wonen. Dit wordt beschouwd als een dubbele waarde. In sommige andere gevallen is dit misschien niet acceptabel. U wilt bijvoorbeeld niet dat twee werknemers hetzelfde personeelsnummer hebben. In dit geval moet u ervoor zorgen dat de records uniek zijn.
Als er een tabel wordt weergegeven in de gegevensbladweergave, klikt u op een cel van die kolom om aan te geven dat elke record van een veld uniek moet zijn. Klik vervolgens op het lint op Velden. Klik in de sectie Veldvalidatie op het selectievakje van de optie Uniek.
Wanneer u een tabel in SQL maakt, om aan te geven dat elk record van een veld uniek moet zijn, typt u na het gegevenstype van een veld UNIEK . Hier is een voorbeeld:
CREATE TABLE Departments
(
DepartmentCode char(5) unique,
DepartmentName char(50)
); Geïndexeerde velden
Indexatie is de mogelijkheid om de records van een veld bij te houden, zoals controleren wanneer ze uniek of duplicaat zijn. Dit kenmerk kan worden ingesteld bij het maken of configureren van een tabel in de gegevensbladweergave of de ontwerpweergave. Klik in de gegevensbladweergave op een willekeurige cel van de kolom om de indexering van een veld op te geven. Klik vervolgens op het lint op Velden. Klik in het gedeelte Veldvalidatie op het selectievakje van de optie Uniek.
Klik in de ontwerpweergave in het bovenste gedeelte op het veld. Klik in het onderste gedeelte op de pijl van de eigenschap Geïndexeerd. Deze eigenschap kan worden ingesteld met behulp van een van de 3 waarden:
- Indien ingesteld op Nee (standaard), er wordt geen dubbele waarde gecontroleerd
- Als u wilt dat de database-engine controleert op duplicaat maar geen actie hoeft te ondernemen, stelt u deze eigenschap in op Ja (Duplicaten OK)
- Als u geen dubbele waarde van hetzelfde veld in verschillende records wilt, stelt u de eigenschap Indexed van het veld in op Yes (No Duplicates)
Praktisch leren:geïndexeerde velden beheren
- Klik in het bovenste gedeelte op Symbool
- Klik in het onderste gedeelte op Geïndexeerd om zijn keuzelijst weer te geven. Klik op de pijl van de Geïndexeerde keuzelijst en selecteer Ja (geen duplicaten)
- Klik in het bovenste gedeelte op ElementName
- Dubbelklik in het onderste gedeelte op Geïndexeerd dubbelklik er vervolgens nogmaals op om de waarde in te stellen op Ja (Geen Duplicaten)
- Sluit de tafel
- Als u wordt gevraagd of u de tabel wilt opslaan, klikt u op Ja
Records selecteren, kopiëren en plakken
Inleiding
Het bijhouden van records bestaat uit het selecteren, kopiëren, plakken, bijwerken en/of verwijderen van records, enz. Om u te helpen bij sommige van deze bewerkingen op een tabel of een formulier, is het tabblad Start van het lint uitgerust met een sectie met de naam Zoeken:
Veldselectie
U kunt alle waarden van één of een groep kolommen selecteren. Om alle waarden van een kolom te selecteren, klikt u op de kolomkop. Om kolommen in een bereik te selecteren, gebruik je de Shift-toets terwijl je de kolommen in elk bereik selecteert.
Voor sommige bewerkingen die u op een of meer records op een tafel gaat uitvoeren, moeten de records eerst worden geselecteerd:
- Als u een rij of record in de gegevensbladweergave wilt selecteren, plaatst u de muis op de gewenste rijkoptekst:
Dan klikken
- Als u een record wilt selecteren, klikt u op een cel in de bijbehorende rij. Klik op het lint op Home. Klik in het gedeelte Zoeken op de knop Selecteren en klik op Selecteren
- Als u meer dan één record wilt selecteren, houdt u uw muis op een van hun koppen
Sleep vervolgens om de koppen van de andere gewenste rij of rijen te bedekken:
Wanneer alle gewenste rijen zijn gemarkeerd, laat u de muis los. Een andere techniek die wordt gebruikt om meer dan één rij te selecteren, is door op één rij te klikken die zich aan het ene uiteinde bevindt, Shift ingedrukt te houden en vervolgens op de rij aan het andere uiteinde te klikken.
Om alle records van een tabel te selecteren:
- Druk op Ctrl + A
- Klik op de knop op de kruising van de kolomkoppen en de rijkoppen
Dit zou opleveren:
Records kopiëren en plakken
Om de waarden van een kolom te kopiëren, plaatst u de muis op de kolomkop, klikt u met de rechtermuisknop en klikt u op Kopiëren:
Als u records uit veel kolommen wilt kopiëren, selecteert u eerst de kolommen. Klik vervolgens met de rechtermuisknop op een van de geselecteerde kolomkoppen en klik op Kopiëren
Na het selecteren van (a) records, kunt u deze/ze kopiëren en ergens plakken. U kunt de records bijvoorbeeld in elke toepassing plakken die tekst accepteert.
Praktisch leren:records kopiëren en plakken
- Open de FundDS2-database
- Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de tabel StoreItems
- Plaats de muiscursor op het vak links naar 112055 en klik met de rechtermuisknop:
- Klik in het menu dat verschijnt op Kopiëren
- Kladblok starten
- Klik in Kladblok en klik op Plakken
- Klik met de rechtermuisknop op de knop op het snijpunt van de kolomkoppen en rijkoppen en klik op Kopiëren
- Microsoft Excel starten
- Klik in Blad1 met de rechtermuisknop op Cel B4 en klik op Plakken
- Microsoft Excel sluiten
- Als u wordt gevraagd of u wilt opslaan, klikt u op Nee
Recordselectie op een formulier
Recordselectie op een formulier is afhankelijk van het type formulier.
Om een record in een formulierweergave te selecteren, klikt u op de balk aan de linkerkant, die de recordkiezer wordt genoemd:
Om een record in tabelvorm te selecteren, klikt u op de rijkop ervan.
Om een record te kopiëren, klikt u met de rechtermuisknop op de recordkiezer en klikt u op Kopiëren:
Gegevens zoeken en vervangen
Gegevens bewerken
Als u een record wilt bewerken, zoekt u eerst de beoogde records en vervolgens het veld dat de waarde bevat. Gebruik uw kennis van tekstverwerking om de waarde te bewerken.
Praktisch leren:gegevens bewerken
- Klik op het lint op Bestand en klik op Openen
- Klik in de lijst met bestanden op Cruise1 (of open het vanuit de bestanden die bij deze lessen horen)
- Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de tabel Klanten
- Klik op het lege vak onder Achternaam voor account # 415-939-497
- Typ Harrison en druk op Enter
- Sluit de tafel
- Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op het formulier Klanten
- Klik op het tekstvak Voornaam
- Typ Kelly
- Klik op de knop Volgende opname
om naar het volgende record te gaan - Blijf op Tab drukken totdat u het lege tekstvak Naam voor noodgevallen bereikt
- Typ Mariella Shuster
- Sluit het formulier
De gegevens vinden
Om te beginnen met zoeken naar een waarde, klikt u op de knop Zoeken 
of druk op Ctrl + F. Dit zou het dialoogvenster Zoeken en vervangen openen met het tabblad Zoeken geselecteerd:
Het dialoogvenster Zoeken en vervangen is modeless, wat betekent dat u de tabel of het formulier op de achtergrond kunt openen terwijl het dialoogvenster aanwezig is.
Praktisch leren:gegevens bewerken
- De Cruise1-database moet nog steeds worden geopend.
Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de tabel Klanten - Klik in het gedeelte Zoeken van het lint op de knop Zoeken
- Typ in de keuzelijst Zoeken naar gra
- Selecteer in de keuzelijst Zoeken in Huidig document
- Selecteer in de keuzelijst Match een willekeurig deel van het veld
- Klik op Volgende zoeken.
Merk op dat er een tweede resultaat is gevonden - Klik nogmaals op Volgende zoeken en let op de naam Gradner
- Klik nogmaals op Volgende om een ander resultaat te zien
- Als het berichtvenster wordt weergegeven, leest u het en klikt u op OK
- Sluit het dialoogvenster Zoeken en vervangen
- Sluit de tabel Klanten
Gegevens vervangen
Om u te helpen bij het vervangen van gegevens, heeft het dialoogvenster Zoeken en vervangen een gedeelte Vervangen. Om het te krijgen, klikt u in het gedeelte Zoeken van het lint op de knop Vervangen 
of druk op Ctrl + H. Dit zou het dialoogvenster Zoeken en vervangen openen met het tabblad Vervangen geselecteerd:
Praktisch leren:gegevens bewerken
- De Cruise1-database moet nog steeds worden geopend.
Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op het formulier Klanten - Druk op Ctrl + H (of klik in het gedeelte Zoeken van het lint op de knop Vervangen )
- Typ in de keuzelijst Zoeken naar gradner
- Typ in het keuzevak Vervangen door Gardner
- Selecteer in de keuzelijst Zoeken in Huidig document
- Selecteer in de keuzelijst Match een willekeurig deel van het veld
- Klik op Volgende zoeken
- Zodra de waarde is gevonden, klikt u op Vervangen
- Sluit het dialoogvenster Zoeken en vervangen
- Sluit het formulier
- Klik op het lint op Bestand en klik op Openen
- Klik in de lijst met bestanden op FunDS2
Records bijwerken en verwijderen
Inleiding
Als u formeel geen relatie tussen twee tabellen had vastgesteld, maar had aangegeven dat de records van de ene tabel naar een andere tabel worden gevoerd, als u de waarde van de (primaire of buitenlandse) sleutel in een van de tabellen wijzigt, mag de andere tabel niet de update ontvangen. Daarom is een formele en goed beheerde relatie belangrijk.
Wanneer een record wordt gewijzigd in de primaire sleutel van een bovenliggende tabel, is het een goed idee dat elk record van de refererende sleutel, in de onderliggende tabel, dezelfde update ontvangt. Wanneer een record van de primaire sleutel wordt verwijderd, moet de onderliggende tabel worden gewaarschuwd. Deze worden het afdwingen van referentiële integriteit genoemd.
Om integriteit af te dwingen bij het maken van een relatie in het dialoogvenster Relatie bewerken, klikt u op het selectievakje Referentiële integriteit afdwingen.
Praktisch leren:introductie van relatie-updates
- Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de tabel ShoppingSessions
- Merk op dat het werknemernummer van het tweede record 275594 is
- Sluit de ShoppingSessions-tabel
- Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de tabel Medewerkers
- Wijzig het 275594-werknemernummer in 200000
- Sluit de tabel Medewerkers
- Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de tabel ShoppingSessions
- Merk op dat het werknemernummer van het tweede record nog steeds 275594 is
- Sluit de ShoppingSessions-tabel
- Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de tabel Medewerkers
- Verander het 20000-werknemersnummer terug in 275594
- Sluit de tabel Medewerkers
- Klik op het lint op Databasehulpmiddelen
- Klik in het gedeelte Relaties op de knop Relaties
- Dubbelklik in het dialoogvenster Tabel weergeven op Medewerkers
- Dubbelklik op ShoppingSessions
- Klik op Sluiten
- Sleep EmployeeNumber van Employees en zet het neer op EmployeeNumber in ShoppingSessions
Recordupdates afdwingen op een onderliggende tabel
Om ervoor te zorgen dat een record in een refererende sleutel wordt bijgewerkt wanneer dezelfde waarde in de primaire sleutel van een bovenliggende tabel wordt gewijzigd, klikt u in het dialoogvenster Relaties bewerken op Cascade-update Gerelateerde velden.
Praktisch leren:recordupdates afdwingen op een onderliggende tabel
- Klik in het dialoogvenster Relaties bewerken op het selectievakje Verwante velden trapsgewijs bijwerken
Verwijdering van records op een onderliggende tabel afdwingen
Wanneer een record in de bovenliggende tabel wordt verwijderd, moet u ervoor zorgen dat de records uit de onderliggende tabel op de hoogte worden gesteld. Om dit mogelijk te maken, klikt u in de tabel Relaties bewerken op de optie Gerelateerde records trapsgewijs verwijderen.
Praktisch leren:recordupdates afdwingen op een onderliggende tabel
- Klik in het dialoogvenster Relaties bewerken op het selectievakje Gerelateerde records trapsgewijs verwijderen
- Klik op Maken
- Klik in het gedeelte Relaties van het lint op de knop Tabel weergeven
- Dubbelklik op SoldItems en StoreItems
- Klik op Sluiten
- Maak de relaties op basis van primaire sleutels en externe sleutels
- Sluit het venster Relaties
- Als u wordt gevraagd of u wilt opslaan, klikt u op Ja
- Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de tabel ShoppingSessions
- Merk op dat het werknemernummer van het tweede record 275594 is
- Sluit de ShoppingSessions-tabel
- Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de tabel Medewerkers
- Wijzig het 275594-werknemernummer in 200000
- Sluit de tabel Medewerkers
- Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de tabel ShoppingSessions
- Merk op dat alle werknemersnummers die 275594 waren, zijn gewijzigd in 20000
- Sluit de ShoppingSessions-tabel
- Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de tabel Medewerkers
- Verander het 20000-werknemersnummer terug in 275594
- Sluit de tabel Medewerkers
Inleiding tot het afdrukken van records
Tafelafdrukken
U kunt gegevens van een tafel afdrukken, of de tafel nu geopend is of niet. Om een gesloten tabel af te drukken, klikt u erop in het navigatiedeelvenster. Klik vervolgens op Bestand. Klik op Afdrukken en klik op een van de drie opties:
Op dezelfde manier, als de tabel is geopend in de gegevensbladweergave, klikt u op het tabblad om het de focus te geven, klik vervolgens op Bestand -> Afdrukken en selecteer om af te drukken of om een voorbeeld te bekijken.
Praktisch leren:tabellen afdrukken
- Klik in het navigatiedeelvenster op Klanten:tafel om de tafel te selecteren
- Als u gegevens uit de tabel wilt afdrukken, klikt u op Bestand en vervolgens op Afdrukken
- Klik op Snel afdrukken
- Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de Cabins:Table om deze te openen
- Klik op Bestand
- Klik op Afdrukken
- Klik op Afdrukken
- Klik in het dialoogvenster Afdrukken op OK
- Sluit de tafel
Formulier afdrukken
U kunt een formulier afdrukken zonder het te openen. Zoek de naam op in het navigatiedeelvenster en gebruik dezelfde stappen als voor een tabel.
Wanneer een formulier wordt geopend, heeft u de mogelijkheid om alle records of de geselecteerde af te drukken. Als u in de formulierweergave slechts één record wilt afdrukken, navigeert u naar het record dat u wilt afdrukken, klikt u op de formulierselectiebalk om het record te selecteren en gaat u verder met afdrukken.
Praktisch leren:formulieren afdrukken
- Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op het formulier Klanten om het te openen
- Klik op de knop Volgende record . om naar de derde klant te navigeren tweemaal
- Klik op Bestand
- Klik op Afdrukken
- Klik op Afdrukken
- Klik in het dialoogvenster Afdrukken op de Geselecteerde record(s) keuzerondje
- Klik op OK
- Controleer of alleen de weergegeven klantrecord is afgedrukt
- We zullen records van 3 tot 7 afdrukken.
Klik op de knop Volgende opname navigeer tweemaal naar record nummer 3 - Klik op de Record Selector-balk
- Houd Shift ingedrukt. Klik op de knop Volgende opname vier keer om het zevende record weer te geven (hoewel het record # nog steeds 3 weergeeft)
- Verschuiving loslaten
- Klik op het lint op Bestand
- Klik op Afdrukken
- Klik op Afdrukken
- Klik in het dialoogvenster Afdrukken op de Geselecteerde record(s) keuzerondje en klik op OK
- Controleer of records van 3 tot 7 zijn afgedrukt
- Sluit het Hutten-formulier
Basisprincipes van rapporten
De wizard Rapporteren
Een rapport biedt een object dat wordt gebruikt om de records van een database af te drukken. Microsoft Access biedt wizards om snel rapporten te maken.
Microsoft Access kan u helpen snel een rapport te maken met behulp van een van de vooraf ontworpen lay-outs. Dit wordt gedaan met behulp van de Rapportwizard. De Rapportwizard is beschikbaar in het gedeelte Rapporten van de categorie Maken van het lint.
Praktisch leren:de rapportwizard gebruiken
- Klik op het lint op Maken
- Klik in het gedeelte Rapporten op Wizard Rapport
- Klik op de eerste pagina van de wizard op de pijl van de keuzelijst Tafels/Queries en selecteer Tafel:Hutten
- Klik op de knop Alle velden selecteren
- Klik op Volgende
- Accepteer de voorgestelde titel van het rapport als Hutten en druk op Enter
Rapport afdrukken
Het rapport is het favoriete object dat wordt gebruikt om gegevens af te drukken. Net als bij de andere objecten kunt u een rapport afdrukken, of het nu geopend is of niet. Als u een rapport wilt afdrukken zonder het te openen, zoekt u in het navigatiedeelvenster het gewenste rapport en klikt u erop om het te selecteren. Ga vervolgens verder vanaf het tabblad Bestand op het lint terwijl we de tabellen en formulieren hebben bekeken. Op dezelfde manier kunt u eerst het rapport openen vanuit het navigatiedeelvenster en het menu Afdrukken via de Office-knop gebruiken op dezelfde manier als beschreven voor de andere objecten.
Praktisch leren:een rapport afdrukken
- Het rapport Cabins moet nog steeds worden geopend.
klik op Bestand - Klik op Afdrukken
- Klik op Afdrukvoorbeeld
- Om het afdrukproces te starten, klikt u in het gedeelte Afdrukken van het afdrukvoorbeeld op Afdrukken
- Selecteer in het dialoogvenster Afdrukken de printer en zorg ervoor dat het keuzerondje Alles is geselecteerd
- Click Properties, click the Portrait radio button (in the Orientation section) and click OK
- To send the print job to the printer, on the Print dialog box, click OK
- Close the Cabins report
- Close Microsoft Access
Record Management in a Table
Enforcing Record Updates on a Child Table
In the table that has a primary key, which is the parent table, when a record is changed, it is a good idea for any record of the foreign key, in the child table, to receive the same update. To make this happen, in the Edit Relationships table, click the Cascade Update Related Fields.
Enforcing Record Deletion on a Child Table
When a record is deleted in the parent table, you should make sure the records from the child table are notified. To make this possible, in the Edit Relationships table, click the Cascade Delete Related Records.
Record Management on a Form
Record Selection
To select a record, click the bar on the left side, which is called the record selector:
Copying/Pasting Records
To copy a record, right-click the record selector and click Copy:
Right-click the record selector of an empty record and click Paste.
Finding and Replacing Data
Editing Data
To edit a record, first locate the value in the field.
Practical Learning:Editing Data
- Click File and click Open
- In the list of recent files, click Cruise2
- In the Navigation Pane, double-click Customers:Table to open it
- In record number 2, click the empty box under Last Name
- Type Harrison and press Enter
- Close the table
- In the Navigation Pane, double-click Customers :Form to open the form
- Click the First Name text box
- Type Kelly
- Click the Next Record button to get to the next record
- Keep pressing Tab until you reach the empty Emergency Name text box
- Type Mariella Shuster
- Close the form
Finding Data
To assist you with finding a value in a table or a form, the Home tab of the Ribbon is equipped with a section named Find:
To start looking for a value, you can click the Find button or you can press Ctrl + F. This would open the Find and Replace dialog box with the Find tab selected:
The Find and Replace dialog box is modeless, meaning you can access the table or form in the background while the dialog box is present.
Practical Learning:Editing Data
- The Cruise2 database should still be opened.
In the Navigation Pane, double-click Customers:Table to open it - In the Find section of the Ribbon, click the Find button
- In the Find What combo box, type gra
- In the Look In combo box, select Current Document
- In the Match combo box, select Any Part of Field
- Click Find Next.
Notice that a second result is found - Click Find Next again and notice the name Gradner
- Click Next again to see another result
- When the message box displays, read it and click OK
- Close the Find and Replace dialog box
- Close the Customers table
Replacing Data
To assist you in replacing data, the Find and Replace dialog box has a Replace section. To get it, in the Find section of the Ribbon, click the Replace button or press Ctrl + H. This would open the Find and Replace dialog box with the Replace tab selected:
Practical Learning:Editing Data
- The Cruise2 database should still be opened.
In the Navigation Pane, double-click Customers:form to open it - Press Ctrl + H (or, in the Find section of the Ribbon, click the Replace button )
- In the Find What combo box, type gradner
- In the Replace With combo box, type Gardner
- In the Look In combo box, select Current Document
- In the Match combo box, select Any Part of Field
- Click Find Next
- Once the value is found, click Replace
- Close the Find and Replace dialog box
- Close Microsoft Access