Waar moet ik beginnen?
Een algemene regel voor het maken van een database (of een databasefunctie) is om de minimale oplossing te bedenken die nodig is om aan het doel te voldoen. Het simpel houden is vooral van toepassing op beginners. Als u een systeem wilt bouwen voor het volgen van verkoopleads, voeg dan niet tegelijkertijd een klantenservicedatabase of factureringssysteem toe. Als uw nieuwe applicatie eenmaal goed werkt, kunt u nieuwe functies toevoegen en andere zakelijke aspecten in het ontwerp integreren.
Voordat u begint, is het een goede gewoonte om uw ontwikkeling te plannen, zodat u zich altijd uw doelen kunt voorstellen en onnodige hindernissen kunt vermijden. Door uw teamleden erbij te betrekken, kunt u ook het project definiëren en de buy-in voor het gebruik van een nieuw systeem vergroten.
MS Access-databaseontwerpen moeten altijd beginnen met enkele eenvoudige concepten die verband houden met uw organisatie:
1. Definieer de doelen
Welke uitdaging(en) zal de database oplossen?
- Hoe zal de organisatie hiervan profiteren? d.w.z. het stroomlijnen van het proces, het afdwingen van strikte werkpaden, het bijhouden van gegevens uit één bron
- Hoe zullen de gebruikers hiervan profiteren? d.w.z. georganiseerde gegevens, sneller ophalen van gegevens, minder overbodige gegevensinvoer
- Hoe zullen de klanten hiervan profiteren? d.w.z. uitgebreide/consistente rapportage, snellere klantenservice, beter volgen van de geschiedenis
2. Definieer de workflows op papier
- Schrijf de stappen op die nodig zijn voor je ideale workflow. Noteer bijvoorbeeld in een systeem voor het volgen van verkoopleads de volledige lijst met de ideale stappen van een verkooplead tot het sluiten van een verkoop. Er kunnen uitzonderingen zijn op het ideale pad die moeten worden aangepakt. Het is vaak een goed idee om deze uitzonderingen aan te pakken zodra is bewezen dat het nieuwe systeem in de meeste gevallen goed werkt.
3. Ontwerptabellen en gegevensvelden op papier
- Tabellen zijn de bouwstenen van de database en moeten alle gegevens bevatten die u in uw nieuwe systeem hoopt te beheren. Doorgaans worden alle gegevenspunten die in uw formulieren en rapporten zijn opgenomen, weergegeven in een veld in een tabel. In een database voor het bijhouden van verkoopleads kunt u tabellen en velden opnemen, zoals:
-
-
- Organisatie – inclusief organisatienaam, adres, adres2, plaats, staat, postcode, telefoonnummer, enz.
- Contact – inclusief voornaam, achternaam, telefoon, e-mail, enz.
- Hoofdbron – inclusief bronnaam, enz.
- Leadstatus – inclusief status, enz.
- Leaddetails – Datum van lead, interessant product of dienst, opmerkingen, enz.
- Teamlid – initialen, voornaam, achternaam, enz.
-
4. Formulieren en rapporten op papier ontwerpen
- Uw formulieren en rapporten zullen uw toegangspoorten zijn om gegevens in het systeem te plaatsen, de gegevens in het systeem te beheren en gegevens uit het systeem te halen. Verzamel alle toepasselijke formulieren en rapporten die u al gebruikt of maak een schets van de formulieren die u nodig heeft. Zorg ervoor dat al uw essentiële gegevens op deze documenten worden vastgelegd.
In ons volgende artikel zullen we bespreken hoe u uw tabellen kunt maken in MS Access.