Een rapport maken vanuit een tabel in Access 2016

U kunt in Access 2016 rechtstreeks vanuit een tabel een rapport maken. Access genereert automatisch een rapport op basis van de geselecteerde tabel of query.

Zo maakt u een rapport van een bestaande tabel.

Activeer het rapportcommando

Selecteer in het linker navigatiedeelvenster de tabel waarop u het rapport wilt baseren.

Klik nu op Melden op het lint (van de Maken tabblad).
Het rapport

Er verschijnt een rapport met alle velden uit de tabel.

Het verschijnt in de lay-outweergave, een weergave die bewerking mogelijk maakt. U kunt ook overschakelen naar de ontwerpweergave voor meer gecontroleerde bewerking, evenals de rapportweergave en afdrukvoorbeeld om te zien hoe het eruitziet voor de gebruiker.

U kunt het rapport laten zoals het is, of u kunt het naar wens aanpassen.

U kunt het linker navigatiedeelvenster sluiten om meer ruimte voor het rapport te bieden.

Klik hiervoor op het kleine « pictogram bovenaan het navigatiedeelvenster.

Het rapport aanpassen

Afhankelijk van uw behoeften, is het waarschijnlijk dat het rapport enkele wijzigingen nodig heeft voordat het klaar is om te e-mailen of te printen.

Controleer vooral of het de juiste velden bevat en of het niet te breed is om te worden afgedrukt. Als het te breed is, zal het onnodig veel pagina's in beslag nemen.

Onnodige velden verwijderen

Wanneer u een rapport maakt op basis van een bestaande tabel, bestaat altijd de mogelijkheid dat er velden in het rapport staan die u niet nodig heeft. Verwijder in dit geval alle overbodige velden.

Om een veld te verwijderen, klikt u er met de rechtermuisknop op en selecteert u Verwijderen vanuit het contextmenu.

U kunt ook meerdere velden tegelijk verwijderen door de eerste te selecteren en de Shift . ingedrukt te houden toets ingedrukt en selecteer vervolgens de laatste.

Om niet-aaneengesloten velden te selecteren, gebruikt u de Ctrl toets in plaats daarvan.
De opmaak wijzigen

U kunt de kleuren, lettertypen, formaten, enz. naar wens aanpassen.

In dit voorbeeld verwijderen we de omtrek die Access automatisch instelt op de velden. Meer precies, we stellen de omtrek gewoon in op transparant.

U kunt ook het eigenschappenblad gebruiken om de opmaak te wijzigen. Om het eigenschappenblad te openen, klikt u op het eigenschappenblad knop op het lint (onder de Ontwerp tabblad).

Als het eigenschappenblad al is geopend wanneer u een veld selecteert, worden automatisch de eigenschappen voor dat veld weergegeven.
Algemene breedtefout

Let op een klein waarschuwingspictogram in de linkerbovenhoek van het rapport dat waarschuwt dat uw rapport breder is dan de paginabreedte.

U krijgt deze waarschuwing hoogstwaarschijnlijk als uw rapport veel velden naast elkaar bevat.

U kunt ze verplaatsen, vergroten of verkleinen of verwijderen. Je kunt ook het paginaformaat of de richting wijzigen als dat een geschikte optie voor je is.

In dit voorbeeld, hoewel een aantal velden zijn verwijderd en de overige velden naar links zijn verplaatst, blijft de voettekst op de oorspronkelijke positie staan. Dit duwt de breedte te ver naar buiten. Als het rapport nu zou worden afgedrukt, zouden er telkens extra blanco (of bijna blanco) pagina's worden afgedrukt - papierverspilling.
De fout oplossen

Klik op het waarschuwingsbericht om een vervolgkeuzelijst met mogelijke oplossingen voor het probleem te openen.

Selecteer een optie om te zien of dat het probleem oplost. Mogelijk moet u er meer dan één selecteren.

Klikken op Selecteer het besturingselement dat het verst naar rechts staat kan handig zijn om het besturingselement te markeren dat het probleem veroorzaakt. U kunt dat besturingselement vervolgens naar links verplaatsen, verwijderen of de breedte ervan wijzigen.

Klikken op Extra rapportruimte verwijderen kan worden gebruikt nadat u aanstootgevende elementen hebt verplaatst.
Het rapport met de aangepaste breedte

Nadat u de bovenstaande fout heeft verholpen, wordt het rapport nu smaller weergegeven en verdwijnt het waarschuwingsbericht.
Het rapport in de lay-outweergave

Schakel over naar de lay-outweergave om te zien hoe het er daar uitziet.
Het rapport in rapportweergave

Schakel over naar Rapportweergave om te zien hoe het er daar uitziet.
Het rapport in afdrukvoorbeeld

En tot slot, schakel over naar Afdrukvoorbeeld om te zien hoe het eruit zal zien wanneer het is afgedrukt.

Het is een goed idee om te zien hoeveel pagina's het rapport zal afdrukken voordat u het afdrukt. U kunt het pagineringbesturingselement onder aan het rapport gebruiken om naar de laatste pagina te gaan en het paginanummer bij het besturingselement te controleren.