De meeste nieuwe organisaties of projecten gaan snel over van het beheren van hun workflow op papier naar het bijhouden van hun gegevens in spreadsheets. De volgende logische stap is het implementeren van een relationele database die al uw gegevens goed koppelt en uiteindelijk veel voordelen biedt voor uw investeringsdollars.
Wat kan een database voor mijn bedrijf doen?
- Organisatie: Een database kan helpen om structuur aan te brengen in uw bedrijfsprocessen.
- Gegevensvalidatie: Een database maakt opmaakregels voor gegevensinvoer mogelijk (d.w.z. velden kunnen vereist zijn, hebben een strikte opmaak zoals een telefoonnummer of postcode, of hebben een maximum aantal tekens).
- Efficiëntie: Databases elimineren de noodzaak voor de redundante gegevensinvoer die typisch is voor spreadsheets.
- Gegevensbeveiliging: Databases hebben meer gebruikersbeveiliging dan een spreadsheet in de vorm van gebruikerstoegang tot het systeem en beperkingen op toegang tot de gegevens die kunnen worden bekeken.
- Rapportage: Simpel gezegd, rapportage is veel robuuster vanuit een database waar snel reeksen records voor een enkele klant of dataset kunnen worden gegenereerd.
- Zoeken: Om dezelfde reden als rapportage is het zoeken op meerdere criteria gemakkelijker met een database en kunnen gebruikers snel specifieke records aanscherpen.
- Gegevens delen: Veel databasegebruikers hebben tegelijkertijd toegang tot hetzelfde bestand en dezelfde gegevens. Daarom zijn er geen dubbele bestanden, individuele gebruikersbewerkingen en opmaakconflicten die vaak voorkomen bij spreadsheets.
- Grotere capaciteit: Databases bevatten een zeer grote hoeveelheid gegevens. Ter vergelijking:spreadsheets zijn veel beperkter.
- Historische gegevens: Oudere gegevens kunnen veel gemakkelijker in een database worden gearchiveerd of zijn gemakkelijk toegankelijk voor rapportage. Als u alle historische gegevens actief houdt, worden de grenzen van een werkblad hoogstwaarschijnlijk te groot en onpraktisch.
Waarom kiezen voor MS Access boven andere databases?
- Populariteit: MS Access is de meest populaire desktopdatabase en wordt standaard geleverd in veel MS Office-pakketten.
- Goedkoop: De MS Access-software is erg goedkoop (ontwikkelingstijd niet meegerekend).
- Zelfstartend: Een beginnende gebruiker kan nuttige resultaten behalen.
Wat zijn enkele beperkingen van MS Access?
- Gebrek aan ondersteuning: Het is gebruikelijk dat de vroege ontwikkelingsinspanningen voor MS Access worden geïnitieerd door een teamlid dat al een fulltime verantwoordelijkheid heeft. Wanneer deze teamleden niet meer beschikbaar zijn of het bedrijf hebben verlaten, is er vaak niemand meer met de ervaring om de database te blijven ondersteunen. Bovendien kiezen veel ervaren consultants momenteel voor pensioen of zijn ze overgestapt op modernere database-oplossingen; een leegte achterlaten voor verouderde MS Access-databases die ondersteuning nodig hebben.
- Corruptie: Er zijn veel redenen waarom een MS Access-databasebestand beschadigd of beschadigd kan raken. Zowel hardwarestoringen als softwareproblemen zijn de schuldige. Zonder adequate bescherming tegen deze problemen kunnen deze databases erg onbetrouwbaar worden.
- Schaalbaarheid: Hoewel meerdere gebruikers zijn toegestaan in MS Access, raakt de database snel overbelast. Bovendien heeft MS Access, in vergelijking met andere databases, een lage limiet voor de maximale hoeveelheid ondersteunde gegevens.
- Gebrek aan ervaring met ontwikkelaars: Veel doe-het-zelf, niet-programmeur-ontwikkelaars worden tijdens de ontwikkeling snel over hun hoofden. Bovendien kunnen vroege ontwerpbeslissingen grote invloed hebben op de bruikbaarheid en uitbreidbaarheid van de database later.
- Upgrades: Veel uitdagingen, zoals incompatibiliteit van versies, treden vaak op bij het migreren van huidige gegevens naar de bijgewerkte software.
- Bestandsserver: MS Access is een bestandsservertoepassing (geen clientservertoepassing). Dat betekent dat de volledige database en software zich in het geheugen van de computer van elke gebruiker bevindt. Dit is inefficiënt en kan leiden tot fouten en mogelijke corruptie.
- Complexiteit wordt voorspeld: Als verwacht wordt dat het gebruik van deze database bedrijfskritisch zal worden of in een veel grotere behoefte zal voorzien dan oorspronkelijk gepland, wordt aanbevolen om alternatieve databases te zoeken, zoals een database die is ontworpen met SQL Server.
- Naleving: Bepaalde regels (zoals de vereisten van de Sarbanes-Oxley Act – SOX, HIPAA &PCI – Payment Card Industry) die van toepassing zijn op veel bedrijven, rechtvaardigen het gebruik van een geavanceerdere, volledig controleerbare database.
De databasebehoeften van een organisatie zijn meestal onvoorspelbaar en veranderen in de loop van de tijd. Gezonde databases worden gemaakt en uiteindelijk groeien en wijzigen gedurende de levensduur van een bedrijf. Wanneer ze met deze uitdagingen worden geconfronteerd, worden MS Access-databases vaak nog steeds "zoals ze zijn" gebruikt en dienen ze over het algemeen goed genoeg. Wanneer er zich echter een noodgeval voordoet, kan het moeilijk zijn om betrouwbare, ervaren ondersteuning te vinden. Daarom wordt het ten zeerste aanbevolen om vroeg te plannen voor de volgende ontwikkelingsfasen en een ervaren team te hebben om te helpen. Of er nu een kleine databaseverbetering of een volledig toekomstplan nodig is, Arkware staat klaar om uw gids te zijn! 