Als u moest raden, hoeveel tijd denkt u wekelijks aan vergaderingen door te brengen? Volgens dit artikel besteedt het middenkader gemiddeld 35% van hun tijd aan vergaderingen, terwijl het hogere management maar liefst 50% aan vergaderingen besteedt. Het ergste is wanneer je al die tijd aan discussies besteedt en ze niet effectief blijken te zijn. Vergaderingen zijn er om te blijven, maar er zijn manieren om deze tijd productiever te maken.
Hier bij Arkware brengen we veel tijd door in meetings met klanten en met elkaar. Het is belangrijk dat we de beste database-oplossingen bieden en samenkomen is een van de manieren waarop we dit bereiken. Dit zijn de strategieën die we gebruiken om onze vergaderingen zo productief mogelijk te houden.
1. Weet wanneer je een vergadering moet houden
Voordat we een vergadering beleggen, zorgen we ervoor dat dit de beste manier is om een probleem op te lossen of een probleem aan te pakken. Als een e-mail of memo iedereen op dezelfde pagina krijgt, sturen we deze in plaats daarvan. We willen dat onze vergaderingen een waardevolle besteding van ieders tijd zijn.
2. Plan vergaderingen op het juiste moment
We plannen vergaderingen op momenten dat mensen minder snel afgeleid worden. Vrijdagmiddag – zeker geen goed moment om te vergaderen. Onderzoek toont aan dat vergaderingen die tijdens de lunch worden gehouden, wanneer mensen honger hebben en afgeleid zijn, ook minder productief zijn, dus vermijden we deze tijden ook. De beste tijden om vergaderingen te houden zijn op dinsdag, woensdag en donderdag tussen 9-11 uur of 14-16 uur.
3. Nodig de juiste mensen uit
Niet iedereen hoeft bij de meeste vergaderingen aanwezig te zijn. Nodig alleen medewerkers uit die baat hebben bij de discussie, zoals degenen die iets kunnen bijdragen of die door het gespreksonderwerp worden beïnvloed. Alle anderen kunnen deze tijd gebruiken om met klanten te werken en andere taken uit te voeren.
4. Maak een agenda
Maak voor de vergadering een agenda en tijdlijn. Deel het met de mensen die naar de vergadering komen, zodat ze weten wat ze kunnen verwachten. Met een agenda kan iedereen volgen en bij het onderwerp blijven. Als het onderwerp toch zijwaarts gaat, wees dan niet bang om in te springen en het gesprek terug te brengen.
5. Kies een comfortabele locatie
We hebben gemerkt dat een comfortabele locatie mensen helpt gefocust te blijven tijdens vergaderingen. Kies een heldere, goed verlichte ruimte met comfortabele stoelen, zodat mensen zich het komende half uur niet ongemakkelijk voelen. Het is ook een goed idee om een whiteboard of een projectiescherm te hebben waar iedereen tijdens de vergadering naar kan kijken.
6. Houd vergaderingen kort
Het is beter om meerdere korte vergaderingen te houden dan één lange vergadering. Mensen raken verveeld en afgeleid als ze te lang op dezelfde stoel zitten. Bovendien verkort dit de tijd dat ze andere taken zouden kunnen doen. Beperk vergaderingen tot ongeveer 30 minuten, indien mogelijk.
7. Vermijd lezingen
Onthoud dat u een vergadering houdt, geen lezing. Vermijd dus lezingen te geven en uw publiek niet te vervelen. Een vergadering is een tijd voor iedereen om te praten, ideeën uit te wisselen, hun zorgen te uiten en meer. Geef iedereen de tijd om bij te dragen. Daarom is het belangrijk om zorgvuldig te kiezen wie je uitnodigt.
Als uw bedrijf vergaderingen nodig heeft, zijn er manieren om deze productiever te maken voor u en uw werknemers. Door de bovenstaande strategieën te volgen, kunt u deze tijd waardevol maken voor iedereen op kantoor!