Als bedrijfseigenaar wilt u personeelsinformatie op een veilige en stabiele locatie opslaan. Informatie over personeelszaken is gevoelig omdat het klachten op de werkplek, disciplinaire problemen, drugstests, compensatie-incidenten voor werknemers, medische problemen van werknemers en meer bevat. De beste manier om deze gevoelige gegevens op te slaan is in digitale vorm.
Laten we eens kijken naar wat een HR-database is en wat de voordelen zijn voor uw bedrijf.
Wat is een HR-database?
Een HR-database is een centrale hub voor werknemersinformatie. Personeelszaken gebruiken deze software om de volgende soorten gegevens bij te houden:
- Werknemersgegevens
- Vakantiedetails
- Verzuimpercentages
- Werkrooster
- Standaard werkuren
- In- en uitkloktijden
- Werknemersurenstaten
- Zakelijke uitgaven
Omdat deze informatie gevoelig is, zijn er veel juridische overwegingen waarmee rekening moet worden gehouden. U moet weten hoe u deze gegevens onder HIPAA en de AVG moet bewaren, en ook hoe lang u ze kunt bewaren. Dit geldt zowel voor huidige medewerkers, oud-medewerkers als sollicitanten.
Hoe kan een HR-database uw bedrijf helpen?
Als u eenmaal een HR-database voor uw bedrijf heeft opgezet, kijkt u niet meer terug! Deze databases stroomlijnen uw HR-processen en bewaren gegevens in een veilige omgeving. Zo laat u uw medewerkers zien dat u hun vertrouwelijkheid serieus neemt.
Hier zijn enkele van de voordelen die u kunt verwachten van een HR-database voor uw bedrijf:
- Efficiëntie. Het onderhouden van een HR-database stroomlijnt de productiviteit van uw team. Alle informatie die ze nodig hebben om datagestuurde beslissingen te nemen, staat op één centrale plek.
- Kosteneffectiviteit. Op de lange termijn kan het hebben van een HR-database uw bedrijf geld besparen. Uw database gaat voor u aan het werk, zodat uw personeel zich kan concentreren op andere taken. Ook kan het beveiligen van gevoelige informatie een kostbare inbreuk voorkomen.
- Nauwkeurigheid. Wanneer u beslissingen moet nemen, is het absoluut noodzakelijk dat u vertrouwt op nauwkeurige informatie. Met een database zijn er minder HR-fouten, waardoor u weloverwogen beslissingen kunt nemen.
- Verbeterde naleving van de regelgeving. Bewaar alle gevoelige gegevens op één plek, zodat u gemakkelijker aan de AVG kunt voldoen. Hiermee laat je medewerkers ook zien dat je om hun privacy geeft.
Moet uw bedrijf een HR-database hebben?
De kans is groot dat uw bedrijf kan profiteren van een HR-database. Veel kleine en middelgrote bedrijven zijn hier vaak niet zeker van, maar op basis van de bovenstaande voordelen kunt u zien hoe deze databases uw bedrijf kunnen helpen efficiënter te werken terwijl de werknemersinformatie veilig blijft.
Als kleiner bedrijf heeft u waarschijnlijk niet de middelen om een beveiligingsinbreuk aan te pakken. Gelukkig heb je niets ingewikkelds of duurs nodig om de klus te klaren. U kunt Microsoft Access gebruiken om een HR-database te bouwen of samenwerken met een database-expert zoals Arkware om er een voor u te laten maken.
Neem voor meer informatie over HR-databases en hoe deze uw bedrijfsvoering kunnen ondersteunen contact op met Arkware voor een gratis adviesgesprek.