- Korte tekst
- Lange tekst
- Nummer
- Valuta
- AutoNummering (dit gegevenstype wordt standaard toegepast op het start-ID-veld in een nieuwe tabel)
- Datum/Tijd
- Ja/Nee
- Opzoeken en relatie
- Rich Text
- Bijlage
- Hyperlink
- OLE-object
- Berekend
- Wizard Opzoeken
Voor nu volstaat het te zeggen dat het bovengenoemde AutoNummering-veld een veld is dat een automatisch gegenereerd nummer bevat, zodat elk record uniek is doordat het een unieke AutoNummering of ID heeft.
Maak je voorlopig geen zorgen over het uitzoeken wat elk veldtype is of wat het doet op basis van zijn naam - ik zal ze allemaal kort bespreken. Zoals u kunt zien, omvat de lijst echter zowat elk type gegevens dat u maar kunt bedenken. En onthoud dat ze allemaal uitgebreid kunnen worden aangepast, wat resulteert in velden die precies aan uw behoeften voldoen.
De aankomende lijst met opsommingstekens introduceert de beschikbare veldtypen en hoe ze worden gebruikt. Je zult ook een beetje ontdekken hoe je ze kunt aanpassen aan je specifieke behoeften:- Korte tekst: Slaat maximaal 255 tekens tekst op — letters, cijfers, interpunctie en elke combinatie daarvan.
- Lange tekst: Dit vervangt het veldtype Memo dat in versies 2010 en eerder werd gevonden. Een veld met lange tekst kan maximaal 64.000 tekens aan informatie bevatten - dat zijn bijna 18 pagina's tekst. Dit is een heel groot tekst veld. Het is geweldig voor algemene notities, gedetailleerde beschrijvingen en al het andere dat veel ruimte nodig heeft.
Getallen in een tekstveld zijn geen getallen om mee te rekenen; het zijn gewoon een stel cijfers die samen in een veld rondhangen. Wees voorzichtig met dit feit wanneer u de tabellen in uw database ontwerpt - u wilt bijvoorbeeld geen waarde invoeren die u van plan bent te gebruiken in een berekend veld of om een ander soort informatie uit een rapport te halen en die waarde te hebben opgeslagen als tekst, waardoor het onbruikbaar wordt als een getal. Als de gegevens numeriek zijn, sla ze dan op die manier op.
Tekstvelden hebben één instelling die u moet kennen:grootte. Wanneer u een tekstveld maakt, wil Access weten hoeveel tekens het veld kan bevatten. Dat is het veld grootte. Als u een veld met de naam Voornaam maakt en de grootte 6 maakt, Joseph past in het veld, maar niet Jennifer. Deze beperking kan een probleem zijn. Een goede algemene regel is om het veld iets groter te maken dan je denkt nodig te hebben. Het is gemakkelijk om het veld op een later moment nog groter te maken als dat nodig is, maar het is potentieel gevaarlijk om het kleiner te maken.- Aantal: Bevat echte, zeker cijfers. Je kunt optellen, aftrekken en je weg naar roem en fortuin berekenen met getalvelden. Maar als je met dollars en centen (of ponden en pence) werkt, gebruik dan een veld Valuta.
- Valuta: Houdt geld, prijzen, factuurbedragen, enzovoort bij. In een Access-database houdt de bok hier op. Dat geldt trouwens ook voor de lira, de mark en de yen. Als je in de stemming bent voor wat anders soort nummer, bekijk het veld Nummer.
- Datum/Tijd: Slaat tijd, datum of een combinatie van beide op, afhankelijk van het formaat dat u gebruikt. Gebruik een Datum/Tijd-veld om de wanneer van het leven bij te houden. Best veelzijdig, toch?
- Ja/Nee: Bevat Ja/Nee, Waar/Niet waar en Aan/Uit, afhankelijk van het formaat dat u kiest. Als je een simpel ja of nee nodig hebt, is dit het veld dat je moet gebruiken.
- Opzoeken en relatie: Als u wilt dat een veld binnen de ene tabel inhoud uit een veld in een andere tabel weergeeft, kiest u dit als het veldtype. Zodra dit veldtype is gekozen, wordt een eenvoudige opzoekwizard geopend, waarmee u de tabel en het veld selecteert om door dit nieuwe veld in uw tabel op te zoeken.
- Rich Text: Moet de inhoud van een bepaald veld precies zo worden opgemaakt? Kies dit veldtype en de opmaak die wordt toegepast op de gegevens in het veld (met behulp van de hulpmiddelen voor tekstopmaak op het tabblad Start), is hoe deze op het scherm en in rapporten wordt weergegeven.
- OLE-object: U kunt het gegevenstype OLE-object gebruiken om een object, zoals een Excel-werkblad of Word-document, te koppelen aan of in te sluiten in een Access-tabel.
- Bijlage: Gebruik dit veldtype om bestanden - Word-documenten, Excel-werkbladen, PowerPoint-presentaties of elk ander soort bestand, inclusief afbeeldingen (misschien een foto van de vrijwilliger, het product of de locatie?) - aan het record toe te voegen.
- Hyperlink: Dankzij dit veldtype begrijpt en bewaart Access de speciale linktaal die internet zo'n krachtige plek maakt. Als u Access op het netwerk van uw bedrijf gebruikt of veel gebruikmaakt van internet, is dit veldtype iets voor u.
- Berekend: Gebruik dit veldtype wanneer u het betreffende veld wilt vullen met het resultaat van een formule die gebruik maakt van een of meer andere velden in dezelfde tabel. In een tabel die een lijst met uw producten bevat, kunnen andere velden bijvoorbeeld Prijs en Korting bevatten. Als u ook een veld wilt hebben dat de nieuwe prijs berekent (de prijs, minus de korting), maakt u daar een berekend veld van. Wanneer u dit als het veldtype kiest, gebruikt u een submenu om te kiezen welk soort gegevens het resultaat zal bevatten, en dan verschijnt een dialoogvenster Expression Builder, waarmee u de formule instelt.
Algemene velden voor alledaagse tabellen
| Naam | Type | Maat | Inhoud |
| Titel | Korte tekst | 4 | De heer, mevrouw, mevrouw, mevrouw, meneer, enzovoort. |
| Voornaam | Korte tekst | 15 | De voornaam van de persoon. |
| Middelste initiaal | Korte tekst | 4 | De middelste initiaal van de persoon; staat twee initialen en interpunctie toe. |
| Achternaam | Korte tekst | 20 | De achternaam van de persoon. |
| Suffix | Korte tekst | 10 | Jr., Sr., II, Ph.D., enzovoort. |
| Vacature | Korte tekst | 25 | Functietitel of functie. |
| Bedrijf | Korte tekst | 25 | Bedrijfsnaam. |
| Adres 1, Adres 2 | Korte tekst | 30 | Neem twee velden op voor het adres omdat sommige bedrijfslocaties tegenwoordig behoorlijk ingewikkeld zijn. |
| Stad | Korte tekst | 20 | Stadsnaam. |
| Staat, Provincie | Korte tekst | 4 | Staat of provincie; pas de naam op de juiste manier toe voor de gegevens die u opslaat. |
| Postcode, postcode | Korte tekst | 10 | Zip- of postcode; merk op dat het wordt opgeslagen als teksttekens, niet als een nummer. |
| Land | Korte tekst | 15 | Niet nodig als u in één land werkt. |
| Kantoortelefoon | Korte tekst | 12 | Spraaktelefoonnummer; vergroot de grootte naar 17 voor een extensie. |
| Faxnummer | Korte tekst | 12 | Faxnummer. |
| Thuistelefoon | Korte tekst | 12 | Telefoonnummer thuis. |
| Mobiele telefoon | Korte tekst | 12 | Mobiele telefoon (of 'mobiele telefoon' voor u kosmopolieten). |
| E-mailadres | Korte tekst | 30 | Internet-e-mailadres. Als de persoon wiens record je aan het opbouwen bent meerdere e-mailadressen heeft, maak er dan een Email1 van en nummer de alternatieven - Email2, Email3, enzovoort. |
| Website | Hyperlink | Webpagina-adres; Access stelt automatisch de veldgrootte in. | |
| SSN | Korte tekst | 11 | VS Burgerservicenummer, inclusief streepjes. |
| Opmerkingen | Lange tekst | Een vrije ruimte voor notities; Access kiest automatisch een veldgrootte. |
Verboden symbolen
| Symbool | Naam | |
| / | Slash naar voren | |
| ? | Vraagteken | |
| * | Asterisk | |
| - | Dash | |
| ; | puntkomma | |
| " | Dubbele aanhalingstekens | |
| : | Dubbelpunt | |
| ' | Enkel aanhalingsteken | |
| ! | Uitroepteken | |
| $ | Dollarteken | |
| # | Hekje | |
| % | Procent | |
| & | Ampersand |
Een ander veldtype (vermeld in de kolom Type) is natuurlijk geen korte tekst of lange tekst - u ziet ook het veld Hyperlink. Dit gegevenstype wordt ook als tekst beschouwd, maar het gegevenstype Hyperlink slaat URL's op als URL's - niet alleen als een reeks tekst en interpunctie.
Als al dit gedoe tussen tekst en cijfers je in de war brengt, onthoud dan dat computers denken dat er een verschil is tussen een nummer (die je zou gebruiken in een berekening) en een reeks cijfers, zoals de cijfers waaruit een telefoonnummer bestaat. Als het gaat om verschillende soorten tekstvelden, is het een kwestie van hoeveel tekst er in het veld wordt opgeslagen en of het speciale opmaak nodig heeft om goed te werken in de database.