Voortzetting van onze reeks Tips - Trucs &Richtlijnen met Microsoft Access delen we enkele aanvullende items. De lopende artikelen blijven zich richten op tabellen binnen een Access-database.
Databasetabellen en tabelrelaties
Wat zijn databasetabelrelaties precies en waarom zou u ze willen gebruiken? Het ontwerpen van een database met meerdere tabellen kan bijzonder uitdagend zijn. U moet niet alleen alle databasetabellen bepalen, maar het is ook een moeilijke onderneming om het concept van een database te begrijpen voor zover het meerdere tabellen betreft.
Sommige mensen geven het gewoon op om dit te proberen en worden snel aangetrokken door MS Excel. Het duurt niet lang of ze bevinden zich in een spreadsheet-nachtmerrie waarin ze meerdere spreadsheets aan elkaar hebben gekoppeld over de grote kloof van een gedeeld netwerk. Individuen navigeren naar Excel, omdat ze niet de tijd of kennis hebben om een Access-database te bouwen.
Dus, ervan uitgaande dat u een database in Access wilt bouwen, kan het tabelrelatievenster in Access zeer nuttig zijn. Mijn professionele mening is dat u niets in uw database moet maken totdat u alle relaties met deze functie in kaart kunt brengen. In de onderstaande afbeelding zien we een standaard relatie tussen een klant en een bestelling.
Dit artikel zal zich richten op de "een-op-veel"-relatie. Wat houdt deze relatie in en hoe wordt deze gebruikt? In het bovenstaande voorbeeld wordt de klantinformatie opgeslagen als de "één ”-relatie en de bestellingen worden opgeslagen als de “veel " relatie. Waarom zou je de klantinformatie meer dan eens willen opslaan? De bestellingen of veel-kant zullen de klant-ID slechts meer dan één keer opslaan omdat een klant meer dan één keer kan bestellen.
Bijvoorbeeld als een oprit sealcoat bedrijf uw oprit zwart maakt. In dit geval wordt de klant opgeslagen in de klantentabel en worden alle sealcoat-/bestelgegevens opgeslagen in de besteltabel.
Twee jaar na de eerste seallaag moet de oprit opnieuw worden verzegeld. De klant staat al in de database, dus voor dezelfde klant wordt een nieuwe bestelling aangemaakt. In het onderstaande formulier toont de weergave van de bestellingen de uiteindelijke ontwikkeling zodra de tabellen zijn gemaakt.
In het bovenstaande voorbeeld is de taakinformatie van de klant het primaire onderdeel van de een-op-veel-relatie. Als er een nieuwe taak nodig is voor dezelfde klant, hoeft de gebruiker alleen maar de knop voor een nieuwe taak in het onderstaande diagram te selecteren.
Zodra de nieuwe taak is toegevoegd, verandert het scherm met het klantenoverzicht om de 2e taak voor dezelfde klant weer te geven. Zie het onderstaande diagram.
Dus dit brengt ons terug naar de tabelrelaties, maar overbrugt ook de kloof naar waarom je in de eerste plaats relaties opzet.
De bovenstaande afbeelding is het resultaat van het maken van de tabellen en formulieren. De onderstaande afbeelding is waar het begon toen u de tabelrelaties instelde om mee te beginnen. De Klant-ID in de tabel Klanten komt overeen met een bestelling in de tabel Bestellingen.
Tip – Begin nooit met het maken van database-invoerformulieren in een Access-database voordat u eerst de hele tabelstructuur in kaart hebt gebracht.
De secundaire items in het onderstaande diagram zijn onder meer:
- Referentiële integriteit afdwingen – Een bestelling kan pas in de besteltabel worden ingevoerd als die klant eerst is aangemaakt. Dit voorkomt dat "verloren" bestellingen worden aangemaakt zonder een klant.
- Cascade bijgewerkte gerelateerde velden – Als de waarde van het klant-ID-veld in de klantentabel verandert, veranderen alle bijbehorende klant-ID-waarden ook in de bestellingentabel. Dit komt vaker voor in een database waarin productnummers of werknemers-ID-waarden veranderen.
- Cascade gerelateerde records verwijderen – Als u een klant verwijdert, worden ook alle bijbehorende bestellingen verwijderd. Nogmaals, dit voorkomt dat "verloren" of "verweesde" records alleen worden gelaten in de downstream-tabellen.
Samenvattend, het ontwerpen van een database met meerdere tabellen is geen gemakkelijke taak. Het is echter mogelijk met veel onderzoek en hard werken, het kan worden gedaan. Het is echt een puzzel die je oplost, en alle stukjes liggen voor je neus als het gaat om het bijhouden van de gegevens in je dagelijkse processen.
Als u niet weet hoe u aan de slag moet met Microsoft Access, neem dan vandaag nog contact op met Arkware voor alle databasebehoeften.