Niet alleen uw kasten en lades hebben een lenteschoonmaak nodig - uw database ook! Het opschonen en organiseren van uw database is misschien niet het meest opwindende ding op uw takenlijst, maar het is er een waar u uzelf later dankbaar voor zult zijn. Door deze taak te voltooien, kunt u de gezondheid van uw gegevens verbeteren, de kosten verlagen en de ROI van uw marketingcampagnes verbeteren.
Hieronder vindt u de stappen die u moet volgen bij het opruimen van de database van uw organisatie.
Maak een back-up van uw database
Voordat u enige vorm van opschonen van uw database uitvoert, moet u eerst een back-up van uw bestanden maken. U zou regelmatig een back-up van uw gegevens moeten maken, maar deze stap is vooral belangrijk wanneer u grote wijzigingen aan uw systeem gaat aanbrengen.
Dubbele records identificeren
Identificeer eventuele duplicaten in uw database door een zoekopdracht uit te voeren. Duplicaten zijn vaak onvermijdelijk, maar het is belangrijk om ze op te vangen voordat ze problemen veroorzaken. U wilt bijvoorbeeld niet twee keer dezelfde contactpersoon e-mailen of uw marketingdollars verspillen aan mensen die niet geïnteresseerd zijn in uw producten.
Belangrijke informatie bijwerken
Wanneer heeft u voor het laatst uw gegevens bijgewerkt? Het is mogelijk dat u om nieuwe of bijgewerkte informatie moet vragen, zoals e-mailadressen of aankoopgeschiedenissen. Uw database moet op de hoogte blijven van belangrijke details. Dit maakt het rapporteren eenvoudiger en nauwkeuriger.
Inactieve contacten verwijderen
Wat betreft de informatie in uw Customer Relationship Management (CRM)-systeem, is dit een goed moment om inactieve contacten te verwijderen. Filter uw contacten op activiteitsdatum om te zien wie betrokken is bij uw merk en wie niet. Voor degenen die geen interactie hebben met uw merk, kunt u ze uit uw database verwijderen of proberen ze opnieuw te betrekken bij een nieuwe campagne.
Ga naar de bron
Als u veel verouderde informatie, dubbele records en andere fouten aantreft, identificeer dan de bron. Het is mogelijk dat er een dieperliggend probleem is binnen uw organisatie dat moet worden aangepakt, zoals geautomatiseerde invoer of vrijwillige gegevensinvoer.
Overweeg om uw personeel te trainen
Dit is een goed moment om uw personeel te trainen om de kwaliteit van de gegevens in uw database te verbeteren. Door de COVID-19-pandemie werken steeds meer mensen op afstand, dus je kunt medewerkers vragen video's te bekijken, een online training te volgen en meer. Dit helpt de kwaliteit van uw gegevens te verbeteren, fouten te verminderen en het personeelsverloop te beperken.
Verbind u met nieuwe processen
Afhankelijk van wat u aantreft bij het opschonen van uw database, kan het tijd zijn om nieuwe processen te implementeren. Het automatiseren van bepaalde taken is bijvoorbeeld nuttig, maar er zijn enkele taken waarvoor een mens nodig is om beslissingen te nemen. U kunt ook de hulp inroepen van een databaseadviseur die u kan helpen bij het ontwerpen en documenteren van processen voor uw database.
Door uw database voor de lente op te schonen, kunt u een enorm verschil maken in het verminderen van rommel, het vereenvoudigen van dagelijkse activiteiten en het verbeteren van de nauwkeurigheid van gegevensrapportage. Neem vandaag nog contact op met Arkware om een nieuwe of verbeterde database voor uw organisatie te bespreken.