Een platte bestandsdatabase is een verzameling gegevens die zijn opgeslagen in een tweedimensionale database. Deze bestanden worden opgeslagen als platte tekst en hebben geen opmaak, waarbij relationele gegevens worden gescheiden met een komma. Platte databases zijn niet hetzelfde als relationele databases, die meerdere tabellen gebruiken om informatie op te slaan. U kunt echter platte bestanden importeren in Microsoft Access.
Laten we meer te weten komen over platte databases, hoe ze zijn gestructureerd en wanneer u ze moet gebruiken.
Inzicht in platte bestandsdatabases
Een plat bestand is een eenvoudige database waarin vergelijkbare gegevensreeksen als records in een tabel worden opgeslagen. Microsoft Excel is een goed voorbeeld van een platte database. In feite is het goed voor 90 procent van de platte bestandsdatabases!
In Excel vertegenwoordigen de kolommen van de tabel één dimensie van de database, terwijl elke rij een afzonderlijk record is. Over het algemeen bevatten platte bestanden informatie die alfanumeriek is en weinig opmaak vereist.
Laten we naar dit voorbeeld kijken om het verschil tussen Microsoft Excel en een relationele database te laten zien.
- Een winkel is van plan om klantinformatie op te slaan in een database. Als ze voor Excel kiezen, hebben ze maar één tabel, waarbij elk record een individuele bestelling beschrijft.
- Als de detailhandel een relationele database kiest, kunnen ze meerdere tabellen hebben. De ene kan de bestel-ID hebben en de andere de klantinformatie. In plaats van klantgegevens te dupliceren, verwijst elke bestelling naar de overeenkomstige invoer in de klantentabel.
Hoe Microsoft Excel is gestructureerd
Een flat file database heeft een eenvoudige structuur. De eerste rij bevat de veldnaam voor elke kolom en elke rij daarna vertegenwoordigt één record. Elke rij heeft hetzelfde type informatie. Deze informatie wordt gedefinieerd door de kolommen, die het type gegevens beschrijven en een limiet stellen aan het aantal tekens dat in de veldinformatie mag staan.
Kolommen worden gescheiden door een komma of tab, en er zijn geen vooraf bepaalde limieten voor het aantal rijen dat er mag zijn. Dankzij de eenvoudige installatie kunnen Excel-databases het best worden gebruikt voor de volgende doeleinden:
- Naam- en adresbestanden
- Lidmaatschapslijsten
- Klasseroosters
- Klantgegevens
- Teamspelers
- Oproeplogboeken
Is Microsoft Excel geschikt voor u? Neem contact op met Arkware voor een consult
Gegevens met een ongecompliceerde structuur en een kleinere footprint kunnen profiteren van Excel. Maar als u complexe gegevens heeft of redundantie en dubbele gegevens wilt vermijden, moet u zeker upgraden naar een relationele database. Neem vandaag nog contact op met Arkware voor meer informatie over platte bestandsdatabases zoals Excel, wanneer u ze moet gebruiken en hoe u ze in MS Access kunt importeren.