Als u momenteel Microsoft Excel als uw database gebruikt, wilt u hier waarschijnlijk nog eens over nadenken. Excel is een geweldige tool voor het maken van spreadsheets en het uitvoeren van berekeningen met beperkte datasets, maar het is niet de beste databasetool. Veel mensen blijven Excel echter als database gebruiken omdat het eenvoudig en vertrouwd is.
Gelukkig kunt u upgraden naar Microsoft Access, een databasebeheersysteem dat informatie opslaat. Toegang is gebruiksvriendelijk, zelfs voor beginners, en biedt een vergelijkbare look en feel als andere Microsoft-producten. En u kunt uw Excel-spreadsheets converteren naar uw database.
Laten we de grootste tekenen bespreken dat uw bedrijf of organisatie Excel ontgroeid is en waarom een databaseprogramma als Access hier beter bij past.
Uw workflows zijn complexer
Excel werkt prima voor eenvoudige, lineaire workflows. Maar zodra uw workflows complex worden, is het tijd om te upgraden naar een databaseprogramma zoals Access. Op deze manier kunt u eenvoudig informatie invoeren of weergeven voor verschillende soorten gerelateerde informatie.
Uw gegevens groeien
Zodra u grote hoeveelheden gegevens begint te verzamelen, is het tijd om afstand te doen van Excel. Excel heeft een beperking op het aantal records per blad en kan prestatieproblemen krijgen naarmate uw gegevens groeien. U kunt de gegevens in veel bladen verdelen, maar dit wordt uiteindelijk een grote hoofdpijn, vooral als u uw gegevens niet kunt begrijpen.
Er is minder beveiliging
Een ander nadeel van Excel is het gebrek aan beveiliging. Excel geeft je wel de mogelijkheid om je spreadsheets met een wachtwoord te beveiligen, maar het is een delicaat systeem. Er zijn echter online tools waarmee mensen gemakkelijk beveiligde bestanden kunnen ontgrendelen zonder het wachtwoord te hoeven weten. Om uw gegevens te beschermen, is het de moeite waard om over te stappen op Access. En u kunt kiezen welke machtigingen u elke gebruiker wilt geven.
Samenwerken is moeilijk
Samenwerken is een stuk moeilijker in Excel dan in Access. Zelfs wanneer u bewerkingen door meerdere gebruikers gebruikt of uw spreadsheet op een gedeelde server opslaat, kunnen er gemakkelijk fouten optreden. Een van de meest voorkomende fouten:mensen overschrijven elkaars werk. Als u meerdere gebruikers nodig heeft om toegang te krijgen tot uw gegevens, is een databaseprogramma de juiste keuze.
Je taken zijn vervelend
Heb je het gevoel dat je meer tijd kwijt bent met het uitvoeren van vervelende taken in Excel? Dit hoeft niet uw norm te zijn. Databaseprogramma's zoals Access hebben tools en functies om u zo productief mogelijk te maken met uw tijd. U kunt veel van uw taken automatiseren en overtolligheden verminderen door gerelateerde gegevens op te slaan.
Dit zijn slechts enkele van de redenen waarom Excel niet de beste oplossing is voor uw database. We begrijpen dat het bekend en gemakkelijk te begrijpen is, maar er zijn betere opties. Als u op zoek bent naar iets eenvoudigs en gebruiksvriendelijks, voelt u zich meteen thuis bij Access. Neem vandaag nog contact op met Arkware voor meer informatie over uw databaseopties.