Bekijk deze handige tips voor het maken van een selectiequery in Microsoft Access
Geldt voor:Microsoft Access 2010, 2013, 2016, 2019 en 365 (Windows)
U kunt een selectiequery maken in Microsoft Access om gegevens op basis van criteria op te halen. Een selectiequery in Microsoft Access is het meest voorkomende type query. Er zijn een aantal manieren om efficiënt te werken in geselecteerde query's om de gewenste resultaten te krijgen en tijd te besparen. U kunt veel van deze tips ook gebruiken bij andere soorten zoekopdrachten.
1. Een selectiequery maken in de ontwerpweergave
Om een selectiequery te maken en naar Ontwerpweergave te gaan (en de wizard te vermijden):
- Klik op het tabblad Maken in het lint.
- Klik in de groep Query's op Queryontwerp. Er verschijnt een dialoogvenster.
- Dubbelklik op de gewenste tabellen of query's (klik op het tabblad Query's in het dialoogvenster om query's te selecteren).
- Klik op Sluiten. Een lijst met velden voor elke tabel of query verschijnt in het bovenste deelvenster in de ontwerpweergave.
- Als u nog een tabel of query aan het bovenste deelvenster wilt toevoegen, klikt u op de knop Tabel weergeven op het tabblad Ontwerp van queryhulpmiddelen in het lint, dubbelklikt u op de gewenste tabel of query (klik eerst op het tabblad Query's) en klikt u op Sluiten.
2. Wisselen tussen ontwerpweergave en gegevensbladweergave
U kunt een selectiequery uitvoeren door op de knop Uitvoeren te klikken op het tabblad Ontwerp van queryhulpmiddelen in het lint of door simpelweg naar de gegevensbladweergave te gaan.
Snel schakelen tussen ontwerpweergave en gegevensbladweergave:
- Klik met de rechtermuisknop op het zoekopdrachttabblad (of titelbalk) van de huidige zoekopdracht en selecteer de gewenste weergave, of
- Klik op de knop Weergeven op het tabblad Start of het tabblad Ontwerp van Query-hulpmiddelen in het lint en selecteer de gewenste weergave.
3. Velden toevoegen aan het raster in ontwerpweergave
In de ontwerpweergave wordt het onderste deelvenster het QBE-raster (Query by Design) genoemd. Geef de velden weer die u wilt opvragen in dit raster. Het bovenste deelvenster in de ontwerpweergave toont de gegevensbronnen - veldlijsten van tabellen of query's.
Om een veld aan het QBE-raster toe te voegen:
- Dubbelklik op een veld in een lijst met velden in het bovenste deelvenster in de ontwerpweergave om het toe te voegen aan de volgende beschikbare kolom in het raster.
- Sleep een veld uit een lijst met velden door de linkermuisknop ingedrukt te houden en vervolgens naar een kolom te slepen om het aan het raster toe te voegen.
- Klik op de veldrij in een kolom in het QBE-raster en selecteer in het vervolgkeuzemenu het gewenste veld. Als er meer dan één tabel is en in beide dezelfde veldnaam voorkomt, moet u ook de brontabel opgeven in de tabelrij, anders wordt standaard de eerste tabel (van links naar rechts in het bovenste deelvenster) die het veld bevat.
4. Meerdere velden aan het raster toevoegen in ontwerpweergave
U kunt meerdere velden aan het QBE-raster toevoegen.
Om meerdere velden te selecteren die aangrenzend (aangrenzend) zijn:
- Klik in het bovenste deelvenster op een veld in een lijst met velden en houd vervolgens Shift ingedrukt en klik op het laatste veld dat u hieronder wilt opnemen.
- Wijs een van de geselecteerde velden aan, houd de linkermuisknop ingedrukt en sleep omlaag naar een kolom in het QBE-raster.
Om meerdere velden te selecteren die niet aaneengesloten zijn (niet aangrenzend):
- Klik in het bovenste deelvenster op een veld in een lijst met velden en klik vervolgens met Control ingedrukt en klik op de volgende velden hieronder.
- Wijs een van de geselecteerde velden aan, houd de linkermuisknop ingedrukt en sleep omlaag naar een kolom in het QBE-raster.
5. Alle velden toevoegen aan het raster in de ontwerpweergave
U kunt alle velden aan het raster toevoegen. Houd er echter rekening mee dat dit uw zoekopdracht kan vertragen, afhankelijk van het aantal velden en de hoeveelheid gegevens.
Om alle velden in een brontabel of lijst met queryvelden te selecteren:
- Dubbelklik in het bovenste deelvenster op de titelbalk van een lijst met velden om alle velden te selecteren.
- Wijs een van de geselecteerde velden aan, houd de linkermuisknop ingedrukt en sleep omlaag naar een kolom in het QBE-raster.
U kunt de asterisk (*) gebruiken die bovenaan de lijst met velden in het bovenste deelvenster verschijnt en deze naar het QBE-raster slepen om alle velden weer te geven. Deze methode heeft echter beperkingen. U kunt bijvoorbeeld geen statistische functie opnemen of een Totalen-query uitvoeren met het asterisk-teken.
6. EN- en OF-logica gebruiken
In het QBE-raster, in de criteriarij(en):
- Voer criteria in dezelfde criteriarij in als een EN-scenario.
- Voer criteria in verschillende criteriarijen in als een OF-scenario.
7. Kolommen herschikken
U kunt kolommen in de ontwerpweergave in een query opnieuw rangschikken. Dit is op veel manieren nuttig, waaronder groeperen en sorteren. Als u een sorteervolgorde opgeeft voor meer dan één veld, sorteert Access van links naar rechts.
Kolommen opnieuw rangschikken in de ontwerpweergave:
- Klik op de dunne balk boven aan de kolom die u wilt verplaatsen om de hele kolom te selecteren.
- Wijs naar hetzelfde gebied in de geselecteerde kolom, houd de linkermuisknop ingedrukt en sleep de kolom naar zijn nieuwe positie.
8. Eigenschappen instellen
U kunt eigenschappen in de ontwerpweergave op een aantal manieren weergeven:
- Dubbelklik op het bovenste paneel in een leeg gebied.
- Druk op F4.
- Klik met de rechtermuisknop in een van beide panelen in de ontwerpweergave en selecteer Eigenschappen in het vervolgkeuzemenu.
- Klik op de knop Eigenschappen op het tabblad Hulpprogramma's voor query-ontwerp in het lint.
Query-eigenschappen instellen:
- Klik op het bovenste deelvenster in een leeg gebied.
- Selecteer de gewenste eigenschappen in het deelvenster Eigenschappen.
Hieronder staan query-eigenschappen:
Veldeigenschappen instellen:
- Klik op een kolom in het QBE-raster.
- Selecteer de gewenste eigenschappen in het deelvenster Eigenschappen.
Hieronder staan veldeigenschappen:
9. Een knop toevoegen om het raster gemakkelijk te wissen
U kunt een knop Raster wissen toevoegen aan de werkbalk Snelle toegang om het gemakkelijk te maken om het hele raster in de Query-ontwerpweergave te wissen.
Geef eerst de werkbalk Snelle toegang onder het lint weer (hierdoor is het gemakkelijk te zien en kunnen er meer knoppen worden toegevoegd):
- Klik op de pijl rechts van de werkbalk Snelle toegang (die zich standaard boven het lint bevindt) en selecteer Onder lint weergeven.
Om een knop Raster wissen toe te voegen aan de werkbalk Snelle toegang:
- Klik op de pijl rechts van de werkbalk Snelle toegang en kies Meer opdrachten.
- Kies in het menu bovenaan Alle opdrachten.
- Selecteer Wis raster in de lijst met opdrachten.
- Klik op Toevoegen.
- Klik op OK.
Vanaf dit punt kunt u de knop Raster wissen (X) op de werkbalk Snelle toegang in de ontwerpweergave in een query selecteren.
Hieronder vindt u de werkbalk Snelle toegang met de knop Raster wissen (X):
10. Totalen weergeven in gegevensbladweergave
U kunt nu automatisch totalen weergeven in de gegevensbladweergave:
- Ga naar gegevensbladweergave.
- Klik op de knop Totalen op het tabblad Start in het lint. Er is een rij Totaal toegevoegd aan het gegevensblad.
- Klik op de kolom die u wilt optellen in de rij Totaal en selecteer een functie in de vervolgkeuzelijst. Access berekent het totaal automatisch.
Er zijn nog veel meer tips en trucs voor het werken met geselecteerde zoekopdrachten, maar deze zijn een prima set om mee te beginnen.