Niet alle bedrijven weten zeker wanneer het tijd is om over te stappen op een database. Excel is een handig spreadsheetprogramma dat aan de behoeften van veel kleine bedrijven kan voldoen. Maar als hun bedrijf groeit of als ze meer mogelijkheden willen, is het logisch om naar een database zoals MS Access te springen.
Dus hoe weet u wat goed is voor uw bedrijf en wanneer het tijd is om over te stappen? De waarheid is dat u Excel en Access waarschijnlijk samen zou moeten gebruiken, in plaats van de een door de ander te vervangen.
Laten we beginnen met het bespreken van de basistaken waarvoor Excel en Access worden gebruikt, en hoe u weet wanneer het tijd is om te upgraden naar een database.
Waar wordt elke tool voor gebruikt?
Microsoft Excel is een spreadsheetprogramma dat voor de volgende taken wordt gebruikt:
- Gegevensanalyse
- Berekeningen, statistische vergelijkingen
- Grafiekbeheer
- Genereer deelbare uitvoer
Microsoft Access is een databasetool die voor de volgende taken wordt gebruikt:
- Gegevensbeheer
- Gegevenssubsets, complexe zoekopdrachten weergeven
- Rapporten voor gegevenssamenvatting
- Automatisering voor veelvoorkomende evenementen
- Database gebruikt door meerdere gebruikers
Kortom, Excel is voor analyseren gegevens, terwijl Access is voor beheren gegevens.
Hoe weet ik wanneer het tijd is om toegang toe te voegen?
Als u momenteel Excel gebruikt, realiseert u zich het potentieel dat deze spreadsheetsoftware biedt. Het analyseert effectief numerieke gegevens en is relatief eenvoudig te leren. De nieuwste versies zitten ook boordevol sjablonen en snelkoppelingen om uw werk gemakkelijker te maken.
Wanneer u echter honderden of duizenden spreadsheets moet beheren, barst Excel onder de druk. Het wordt steeds moeilijker om gegevens te beheren en uw formules bij te werken. Als u problemen ondervindt bij het beheren van uw spreadsheets, is dit een duidelijk teken dat u een grotere en uitgebreidere database nodig heeft.
Het voordeel voor Access is dat het een opslagoplossing biedt voor gegevens die op verschillende locaties moeten worden opgehaald en geanalyseerd. U kunt deze records op elk moment openen en de nodige wijzigingen aanbrengen. Aangezien elk record een ID krijgt, kunt u uw databases sorteren, filteren en doorzoeken op basis van uw doelen.
Conclusie
Aangezien Excel overladen wordt met spreadsheets en u het moeilijker vindt om uw gegevens te onderhouden en bij te werken, is dit een duidelijk teken dat u klaar bent om over te stappen naar Access. Maar gooi de handdoek niet in de ring met Excel. U kunt Access importeren in Excel en vice versa en genieten van het beste van twee werelden.