Gemakkelijk toegangsrapporten opslaan als PDF-bestanden
Geldt voor:Microsoft Access 2010, 2013, 2016, 2019 en 365 (Windows)
U kunt uw Access-rapporten eenvoudig converteren naar PDF (Portable Document Format) zonder Adobe Acrobat Pro te gebruiken. Om naar PDF te converteren, gebruikt u het tabblad Bestand of het tabblad Externe gegevens in het lint of u kunt de werkbalk Snelle toegang aanpassen.
1. Een PDF opslaan met behulp van het tabblad Bestand in het lint
De eerste optie is om het tabblad Bestand (Backstage View) in het lint te gebruiken:
Om een rapport (of formulier) naar PDF te converteren via het tabblad Bestand:
- Klik in het navigatiedeelvenster op het rapport (of formulier) dat u naar PDF wilt exporteren.
- Klik op het tabblad Bestand in het lint.
- Selecteer Opslaan en publiceren.
- Kies onder Bestandstypen de optie Object opslaan als.
- Kies onder Databasebestandstypen PDF of XPS.
- Klik op de knop Opslaan als. Er verschijnt een dialoogvenster. Opslaan als type zou als PDF moeten verschijnen.
- Kies in het dialoogvenster de bestemmingslocatie waarin u de PDF wilt opslaan. Voer indien nodig een naam in. Selecteer Standaard (voor afdrukken met hogere resolutie) of Minimumgrootte (voor online publicatie) naast Optimaliseren voor.
- Klik op Opties en zorg ervoor dat de toegankelijkheidstags voor documentstructuur zijn aangevinkt (dit helpt schermlezers of andere ondersteunende technologie het bestand te lezen) en klik vervolgens op OK.
- Vink Bestand openen na publicatie aan als je de voltooide PDF wilt bekijken.
- Klik op Publiceren.
- Kies in Access Exportstappen opslaan als u de export regelmatig wilt herhalen (u moet een naam en beschrijving invoeren).
- Klik op Sluiten.
2. Exporteren naar PDF met behulp van het tabblad Externe gegevens in het lint
Een andere optie is om het tabblad Externe gegevens in het lint te gebruiken:
Om een rapport (of formulier) naar PDF te converteren met het tabblad Externe gegevens:
- Klik in het navigatiedeelvenster op het rapport (of formulier) dat u naar PDF wilt exporteren.
- Klik op het tabblad Externe gegevens in het lint.
- Klik op de knop PDF of XPS in de groep Exporteren (XPS is een alternatief voor PDF gemaakt door Microsoft). Er verschijnt een dialoogvenster. Opslaan als type zou als PDF moeten verschijnen.
- Kies in het dialoogvenster de bestemmingslocatie waarin u de PDF wilt opslaan. Voer indien nodig een naam in. Selecteer Standaard (voor afdrukken met hogere resolutie) of Minimumgrootte (voor online publicatie) naast Optimaliseren voor.
- Klik op Opties en zorg ervoor dat de toegankelijkheidstags voor documentstructuur zijn aangevinkt (dit helpt schermlezers of andere ondersteunende technologie het bestand te lezen) en klik vervolgens op OK.
- Vink Bestand openen na publicatie aan als je de voltooide PDF wilt bekijken.
- Klik op Publiceren.
- Kies in Access Exportstappen opslaan als u de export regelmatig wilt herhalen (u moet een naam en beschrijving invoeren).
- Klik op Sluiten.
3. Een PDF-exportknop toevoegen aan de werkbalk Snelle toegang
U kunt de werkbalk Snelle toegang aanpassen en de PDF- of XPS-knop toevoegen zodat deze gemakkelijker toegankelijk is. Mogelijk wilt u ook de werkbalk Snelle toegang onder het lint weergeven.
Om de PDF- of XPS-knop toe te voegen aan de werkbalk Snelle toegang:
- Klik op het tabblad Bestand in het lint en klik vervolgens op Opties.
- Klik op de categorie 'Toolbar Snelle toegang' aan de linkerkant.
- Selecteer in het vervolgkeuzemenu onder Kies opdrachten uit Alle opdrachten.
- Klik op de PDF- of XPS-knop.
- Klik op Toevoegen.
- Klik op OK.
- Klik op Sluiten. De PDF- of XPS-knop verschijnt op de werkbalk Snelle toegang.
Nadat u de PDF- of XPS-knop hebt toegevoegd aan de werkbalk Snelle toegang om een PDF te maken:
- Klik in het navigatiedeelvenster op het rapport (of formulier) dat u naar PDF wilt exporteren.
- Klik op de PDF- of XPS-knop die u aan de werkbalk Snelle toegang hebt toegevoegd. Er verschijnt een dialoogvenster. Opslaan als type zou als PDF moeten verschijnen.
- Kies in het dialoogvenster de bestemmingslocatie waarin u de PDF wilt opslaan. Voer indien nodig een naam in. Selecteer Standaard (voor afdrukken met hogere resolutie) of Minimumgrootte (voor online publicatie) naast Optimaliseren voor.
- Klik op Opties en zorg ervoor dat de toegankelijkheidstags voor documentstructuur zijn aangevinkt (dit helpt schermlezers of andere ondersteunende technologie om het bestand correct te lezen) en klik vervolgens op OK.
- Vink Bestand openen na publicatie aan als je de voltooide PDF wilt bekijken.
- Klik op Publiceren.
- Kies in Access Exportstappen opslaan als u de export regelmatig wilt herhalen (u moet een naam en beschrijving invoeren).
- Klik op Sluiten.
Het is gemakkelijk om PDF-bestanden voor rapporten en formulieren in Access te genereren zonder Adobe Acrobat Pro te gebruiken. Je hebt alleen de gratis Acrobat Reader nodig om ze te bekijken.