Microsoft Access gebruiken met Power BI

We hadden onlangs een klant die zijn QuickBooks-gegevens in Power BI wilde bekijken, maar de eerste kon geen verbinding maken met de laatste om de gegevens te krijgen, dus namen we onze toevlucht tot het exporteren van de gegevens uit Quickbooks, met behulp van Access om het op te schonen en uiteindelijk te uploaden naar PowerBI.com zodat andere medewerkers de analyse kunnen zien.

QuickBook-gegevens analyseren

Hoewel PowerBI.com QuickBooks-gegevens direct kan lezen (zie https://docs.microsoft.com/en-us/power-bi/service-connect-to-quickbooks-online), had onze klant rapporten nodig die niet waren inbegrepen. De oplossing die we boden was een Access-database waarmee ze eenvoudig hun gegevens uit QuickBooks konden importeren met behulp van QB-rapporten die naar CSV waren geëxporteerd, en Access vervolgens de gegevens konden laten opschonen en samenvoegen met lokale tabellen om de benodigde resultaten te verkrijgen. We hebben code aan Access toegevoegd waarmee de gegevens uit het csv-bestand worden geüpload en worden opgeslagen in toegangstabellen die voor rapportage zijn verbonden met PowerBI.com.

Nadat de database was ingericht met de benodigde gegevens, hebben we de gebruiker de Power BI desktop-applicatie geleverd en een dashboard gemaakt met de benodigde visuals en de gegevensbron afkomstig uit de Access-tabellen. In dit geval gebruikte de client 32-bits toegang, dus we hebben de 32-bits versie van Power BI Desktop geïnstalleerd en Microsoft Access Database Engine 2010 Redistributable geïnstalleerd.

Een van de vereisten van de klant was om de werknemersuren bij te houden om ervoor te zorgen dat ze hun doelen bereikten. Ze hadden allemaal wekelijkse doelen, maar ze wilden ook het doelpercentage zien over een geselecteerde periode, dus bijvoorbeeld als het doel 32 per week was voor een werknemer en de geanalyseerde data waren twee weken, het doel zou 64 moeten zijn.

Stap 1:voeg een datumtabel toe

Ten eerste hadden we een datumtabel nodig die elke dag van het jaar omvatte op basis van de ontvangen gegevens. Met behulp van de knop Nieuwe tabel op het modelleertabblad konden we een Dax-expressie gebruiken die een datumtabel zou maken die varieerde van de vroegste tot de laatste datum in de activiteitentabel. In PowerBI hebben we de volgende formule gebruikt:

Selecteer in uw rapport op het tabblad Modelleren boven aan het Power BI-venster Nieuwe tabel.

U moet de eerste kolom van de tabel maken, wat de datum zou zijn. Vervang Table door uw tabelnaam en gebruik vervolgens de CALENDAR-functie om het gewenste datumbereik in te stellen. In ons voorbeeld hieronder gebruiken we de datums in de tabel tblTimeActivities en Activity Date is de naam van het datumveld. We selecteren de minimumdatum als startdatum en de maximumdatum als einddatum. Door deze methode te gebruiken, zullen de datums in de datumtabel groeien naarmate we meer gegevens importeren in tblTimeActivities.

Als alternatief kunt u uw start- en einddatum hard coderen door het volgende script te gebruiken:

Als je eenmaal de datumkolom hebt, kun je nu andere datumgerelateerde kolommen toevoegen die nodig zijn.

In het voorbeeld hier extraheren we het jaar van de datum. Andere opties zijn:

Maand =MAAND((tblDates[Date]))

Week =WEEKNUMMER(tblDates[Datum])

Weekbegin =tblDates[Date] + 1 – WEEKDAY(tblDates[Date])

Maandnaam =FORMAT (tblDates[Date], “mmm”)

De volgende stap was het toevoegen van een berekende kolom die het aantal dagen voor elke datum zou opleveren:

CalculatedDays =DATEDIFF(tblDates[Date],TODAY(),DAY)

We moeten nu een aantal metingen maken die het totale doel zouden berekenen op basis van het datumbereik dat op de slicer is geselecteerd.

1. Krijg het aantal weken in de periode:
   WeekCount =((MAX(tblDates[CalculatedDays])-MIN(tblDates[CalculatedDays]))+1)/7

2. Bereken doel:
   BillableTarget =MAX(tblEmployees[TargetBillableHrs])*[WeekCount]

De laatste stap van dit project was vervolgens om het rapport te delen met het management met behulp van de webgebaseerde Power BI in Office 365. Om dit op te lossen, hebben we het rapport eenvoudig op het web gepubliceerd en het rapport vervolgens gedeeld met de opgegeven gebruikers. Omdat de gegevens niet op de cloud zijn gebaseerd, kunnen we geen geplande vernieuwing maken zonder een gatewayverbinding te maken. in dit geval, omdat ze al een dagelijks 3-stappenproces voor de hoofdgebruiker hadden ingesteld, was het gewoon een kwestie van stap 4 toevoegen:

1. CSV-bestand exporteren uit Quickbooks.
2. Gegevens importeren in Access.
3. Vernieuw de Power BI-desktop en bekijk de rapporten.
4. Publiceren op Power BI Web.

Geëxporteerde gegevensvoorbeeld uit Quick Books

Eindrapport