Ben je je Excel-spreadsheets ontgroeid? Het is niet altijd gemakkelijk om te bepalen wanneer het tijd is om te upgraden naar een databaseprogramma. Meestal beginnen gebruikers inefficiënties in hun spreadsheets op te merken, zoals inconsistente informatie of overbodige gegevens. In plaats van uw bronnen te verspillen door heen en weer te gaan van de ene spreadsheet naar de andere, kunt u overschakelen naar een databaseprogramma zoals Microsoft Access.
Hier zijn vijf tekenen dat je Excel ontgroeid bent.
1. U vertrouwt uw gegevens niet.
Hebt u vertrouwen in uw gegevens? Als dat niet het geval is, is het moeilijk om een productief bedrijf te runnen. De verkeerde gegevens kunnen u duizenden dollars kosten en kostbare tijd verspillen. Zijn er bijvoorbeeld rijen of kolommen verwijderd? Velden overschreven? Voorkom deze fouten met een databaseprogramma. U beschermt uw bedrijfsresultaten en heeft altijd vertrouwen in uw gegevens en de beslissingen die u op basis daarvan neemt.
2. U hebt realtime samenwerking nodig.
Excel is een geweldig programma voor het bijhouden van informatie, maar het was niet bedoeld voor realtime samenwerking. Als er meerdere mensen aan een Excel-spreadsheet werken, is de kans op fouten groot. Een databaseprogramma is meer accommoderend voor meerdere collega's. Bovendien hoeft u spreadsheets niet heen en weer te e-mailen. Verschillende gebruikers hebben toegang tot de database, waar ze ook zijn.
3. Uw spreadsheets worden langzaam geladen.
Wanneer u zit te wachten tot gegevens zijn geladen, verspilt u tijd die u aan belangrijkere taken zou kunnen besteden. Als je hebt gemerkt dat bestellingen, datums en SKU's al langzaam worden geladen, stel je dan eens voor hoeveel tijd het kost voor grotere bestanden! Te veel rijen en kolommen kunnen de prestaties van Excel negatief beïnvloeden. Een databaseprogramma daarentegen is ontworpen om grote hoeveelheden informatie te verwerken zonder te worden vertraagd.
4. U hebt een codeerexpert nodig om uw gegevens te begrijpen.
Als u merkt dat u wacht op codeerexperts om vragen over uw gegevens te beantwoorden, is het waarschijnlijk tijd voor een upgrade. Sommige bedrijfseigenaren aarzelen om door te gaan naar een database vanwege codering, maar u zult aangenaam verrast zijn door hoe gemakkelijk Access te volgen is. En u hoeft geen achtergrond in coderen te hebben. U kunt gegevensgestuurde beslissingen nemen zonder uw bedrijf te vertragen.
5. Uw vergaderingen missen overtuigende beelden.
Als u informatie presenteert tijdens uw vergaderingen, heeft u dan spannende beelden die bij de gegevens passen? Zo niet, dan is het gemakkelijk voor uw publiek om zich te vervelen. Kijken naar cijfers is tenslotte niet zo interessant. Maar als je deze gegevens combineert met heldere beelden die het verhaal versterken, wordt het voor de kijkers veel leuker. Excel-diagrammen en grafieken zijn alleen gemaakt voor kleine gegevenssets. Als u met grote, complexe gegevens werkt, kunt u Access gebruiken om visuals en inzichten te genereren ter ondersteuning van uw werk.
Twijfel je nog of het overstappen van Excel naar Access iets voor jou is? Bel Arkware en laten we het hebben over uw databasebehoeften.